Apportare modifiche non materiali

Contenuti

• Panoramica
• Condizioni preliminari
• Passi
• Informazioni supplementari
• Note

Panoramica

Le fasi del documento sono organizzate in flussi di lavoro. Le fasi esistenti per i documenti sono chiamate Flusso di lavoro predefinito.

Oltre alle fasi esistenti, è disponibile anche la funzionalità Modifiche non materiali, che consente all'utente di apportare piccole modifiche non significative (ad esempio, correzione grammaticale, piccola correzione, modifica del contenuto relativo o dei tag) senza creare una nuova versione.

La modalità Modifiche non materiali è caratterizzata da quanto segue:

• Le modifiche possono essere effettuate come nella modalità bozza;
• Tutti i log delle modifiche appariranno nella sezione Timeline del documento;
• L'utente che ha spostato il documento in modalità Modifica sarà registrato;
• In questa modalità non è possibile applicare i template e i frammenti, né allegare/togliere i template o inserire i frammenti.

Dopo l'applicazione della modalità Modifiche non materiali, si verificheranno i seguenti eventi nei diversi moduli di Clausematch:

1. Notifiche del modulo di Policy Management: tutti gli utenti che sono stati aggiunti al documento corrente riceveranno notifiche via e-mail dell'applicazione delle modifiche non materiali.
2. Notifiche del modulo del Policy portal: tutti gli utenti che sono stati aggiunti al documento corrente riceveranno notifiche via e-mail che sono state applicate modifiche non materiali.
3. Portale: Il Portal Manager vedrà la nuova versione nella scheda Gestione portale. Le domande e gli accessi al documento rimarranno invariati. Le attestazioni dovranno essere nuovamente completate.

Le seguenti entità relative ai documenti sono state spostate nella nuova versione modificata:

• Domande e risposte;
• Registro attività/visite;
• Accessi (se invariati durante il processo di pubblicazione);
• Tag;
• Contenuti correlati.

Condizioni preliminari

• Autorizzazione a livello di documento: "Proprietario".
• Il documento deve essere rilasciato.
• Applicabile solo ai documenti, non ai template.

Passi

Spostare il documento rilasciato nella fase Modifiche non materiali:

1. Fare clic su Sposta in bozza* nell'angolo in alto a destra.
2. Fare clic su Imposta flusso di lavoro.
3. Selezionare Modifiche non materiali.
4. Fare clic su Seleziona.
5. Selezionare Modifiche non materiali.
6. (Facoltativo) Aggiungere una nota.
7. Fare clic su Conferma.

Aggiornare le modifiche non materiali o le impostazioni della fase di rilascio:

1. Fare clic su Sposta in fase nell'angolo in alto a destra.
2. Fare clic su Imposta flusso di lavoro.
3. Selezionare Modifiche non materiali.
4. Fare clic sull'icona dei 3 puntini verticali.
5. Fare clic su Vai alle impostazioni delle fasi.
6. Selezionare lo stage Modifiche non materiali.
7. (Facoltativo) Selezionare la fase Rilascio.
8. Aggiornare la scadenza o spuntare la casella del campo Fase obbligatoria.
9. Fare clic su Salva.

Modifica di un documento nella fase Modifiche non materiali:

1. Eseguire le modifiche al documento.

Rilasciare un documento (senza creare una nuova versione del documento)*:

1. Fare clic su Sposta in fase nell'angolo in alto a destra.
2. Selezionare la fase Rilascia.
3. Fare clic su Continua.
4. Fare clic su Continua.
5. Fare clic su Completato.
6. (Facoltativo) Aggiungere una nota.
7. Fare clic su Conferma.

Informazioni supplementari

Un documento deve essere rilasciato prima di poter passare alla fase Modifiche non materiali.

Durante la modifica, il documento rimarrà nella fase Modifiche non materiali, come visualizzato nell'angolo superiore destro.

Una volta applicate le modifiche non materiali, il documento può essere spostato nella fase di rilascio. Il documento rifletterà automaticamente l'ultimo contenuto del documento sui moduli Gestione delle politiche e Portale delle politiche.

Il documento può rimanere nella fase di rilascio fino a quando non sarà necessario rivederlo e aggiornarlo con modifiche materiali. Una volta che il documento deve essere aggiornato, è possibile spostarlo nuovamente nella fase di bozza e creare una nuova versione del documento.

Rilasciare un documento creando una nuova versione:

1. Fare clic su Sposta in bozza nell'angolo in alto a destra.
2. Selezionare Imposta flusso di lavoro.
3. Selezionare Flusso di lavoro predefinito.
4. Fare clic su Seleziona.
5. Selezionare Bozza o la fase equivalente.
6. Fare clic su Sposta in fase.
7. Selezionare Versione Minor o Major del documento.
8. Fare clic su Sposta in fase.
9. Fare clic su Conferma.

Note

• La funzione Modifiche non materiali è disattivata per impostazione predefinita e deve essere richiesta e attivata sull'istanza.
• Le modifiche non materiali non comportano alcuna modifica del numero di versione.