Contenuti
- Panoramica
- Condizioni preliminari
- Passi
- Informazioni supplementari
- Note
Panoramica
Per garantire che i dipendenti seguano le politiche organizzative, è possibile creare, modificare ed esportare attestati.
Un'attestazione creata può inviare un'e-mail di richiesta di attestazione* agli utenti specificati e se un particolare utente sta leggendo un documento per il quale è richiesta l'attestazione, in fondo al documento sarà presente una finestra per confermare di aver letto e compreso le informazioni del documento.
Precondizioni
- Autorizzazione a livello di sistema: 'Portal Publisher', 'Portal Manager', 'System Administration'.
- Il documento da attestare è stato pubblicato sul modulo del Portale delle politiche.
- Il documento non è né una modifica né un documento originale.
Configurazione della piattaforma: La funzione Attestazioni è abilitata
Passi
Creare l'attestazione:
- Se si inizia dal modulo Policy Management:
- Fare clic sull'icona della griglia sul lato destro del dashboard.
- Selezionare Policy Portal.
- Selezionare la raccolta Pubblicato nella barra laterale di sinistra.
- Individuare e fare clic sul documento (se necessario, utilizzare il motore di ricerca dei documenti).
- Fare clic sull'icona dell'attestazione nella barra laterale destra.
- Fare clic su + Aggiungi una scadenza.
- Aggiungere un titolo.
- Selezionare una data di scadenza.
- Aggiungere gli utenti o i gruppi di utenti che dovranno attestare.
- Fare clic su Aggiungi*.
Modifica attestazione:
- Se si inizia dal modulo Policy Management
- Fare clic sull'icona della griglia sul lato destro del dashboard.
- Selezionare Policy Portal.
- Selezionare la raccolta Pubblicato nella barra laterale di sinistra.
- Individuare e fare clic sul documento (se necessario, utilizzare il motore di ricerca dei documenti).
- Fare clic sull'icona dell'attestazione nella barra laterale destra.
- Fare clic sull'attestazione in sospeso.
- Eseguire una delle seguenti modifiche:
- Modificare il nome dell'attestato.
- Modificare la data di scadenza.
- Aggiungere nuovi utenti o gruppi di utenti.
- Rimuovere utenti o gruppi di utenti*.
- Fare clic su Salva.
Informazioni supplementari
Gli utenti possono controllare tutti i loro attestati, in attesa o superati, nella scheda
Attestati di Policy Portal.
Esportazione di 1 o più attestati
È ora possibile esportare rapporti di attestazione dettagliati in formato CSV per tutti o singoli attestati del documento.
I rapporti includono i dettagli dell'attestazione del documento e le informazioni sugli utenti, compreso il loro stato di attestazione.
I report comprendono le informazioni sul documento, i dati dell'attestazione e i dettagli dell'utente. Inoltre, è possibile visualizzare le ultime modifiche apportate all'attestato, come la data di modifica dell'attestato e l'autore delle modifiche.
Tutte queste funzioni sono state progettate per soddisfare le vostre esigenze di reporting e farvi risparmiare tempo prezioso per prendere decisioni importanti.
Note
Rapporti sullo stato di attestazione
- Policy Attestation status report possono aiutare i gestori del portale a monitorare lo stato delle attestazioni.
Modifica/eliminazione degli attestati in ritardo
- Le attestazioni possono essere modificate solo se gli utenti non hanno ancora eseguito alcuna attestazione.
- Una volta che gli attestati sono scaduti, non possono più essere modificati. Tuttavia, gli utenti che devono eseguire gli attestati possono ancora farlo.
- Una volta che gli attestati sono stati aggiunti ai documenti, non possono più essere cancellati.
Creazione degli attestati
- Le notifiche e-mail invitano gli utenti a completare l'attestazione.
- Questo avviene solo se le impostazioni di posta elettronica del portale personale dell'utente, in particolare l'impostazione “Aggiunto a un attestato”, sono abilitate.
Per impostazione predefinita, questa impostazione può variare, in quanto gli amministratori della piattaforma possono inoltrare al supporto Clausematch una richiesta in cui questa specifica impostazione di posta elettronica, insieme a un'impostazione di posta elettronica praticamente simile, “Aggiunta a un documento”, può essere disabilitata per un gruppo selezionato di utenti (possono essere tutti gli utenti del portale).
A questo proposito, sarebbe opportuno essere in sintonia con gli amministratori della piattaforma per sapere se queste impostazioni sono abilitate o disabilitate per impostazione predefinita. In quest'ultimo caso, se per qualche motivo è necessario notificare agli utenti l'obbligo di attestazione, è necessario inviare a questi utenti un'e-mail esterna alla piattaforma Clausematch.
- Questo avviene solo se le impostazioni di posta elettronica del portale personale dell'utente, in particolare l'impostazione “Aggiunto a un attestato”, sono abilitate.
Esportazione
- Le colonne che verranno esportate non sono personalizzabili. Colonne nella tabella:
- Titolo del documento
- Id del documento
- Collegamento al documento
- Versione del documento
- Nome dell'attestazione
- Data di scadenza dell'attestazione
- Data di creazione dell'attestato
- Attestato creato da
- Data di modifica dell'attestato
- Attestato modificato da
- Nome
- Cognome
- Stato dell'attestato
- Data di completamento dell'attestazione
- Nome dei file:
- Tutte le attestazioni:
document name v 1_0 attestations - july 22 2024 at 14-53.csv - Singola attestazione:
attestation name - july 22 2024 at 14-54.csv
- Tutte le attestazioni:
- Non vengono mostrate informazioni sui gruppi, ma solo un semplice elenco dei loro utenti.