Gestire le Attività

Contenuti

• Panoramica
• Condizioni preliminari
• Passi
• Informazioni supplementari
• Note

Panoramica

In qualsiasi documento a cui si ha accesso, è possibile creare, modificare ed eliminare un'attività, nonché completarla o meno.

Per ogni attività, si configurano i campi seguenti

• Titolo: Un breve riassunto dell'attività
• Tipo: Categoria dell'attività: attività, incidente, eccezione, prova.
• Stato: Stato di avanzamento dell'attività - Da fare, In corso, Finito
• Data di scadenza: la scadenza per il completamento dell'attività
• Destinatario: La persona responsabile del completamento dell'attività
• Segnalatore: la persona che ha creato l'attività
• Documento: Un documento Clausematch collegato
• Descrizione: Una spiegazione dettagliata dell'attività

Precondizioni

• Autorizzazione a livello di documento: 'Proprietario', 'Redattore', 'Revisore'.

Passi

Creare una nuova attività (all'interno del documento):

1. Fare clic sull'icona Attività nella barra laterale destra all'interno di un documento.
2. Fare clic sul pulsante Crea.
3. Compilare i campi della maschera di creazione dell'attività:
   
   • Titolo: Aggiungere una breve descrizione dell'attività.
   • Tipo: Scegliere tra 4 opzioni.
     
     • Attività (opzione predefinita): Questi compiti sono utilizzati per azioni generali, come l'aggiunta o l'aggiornamento di una sezione in un documento.
     • Incidente: questo tipo è per le azioni che affrontano gli incidenti di non conformità, come l'aggiornamento di una procedura dopo un incidente.
     • Eccezione: questo tipo serve a richiedere e segnalare le eccezioni alle politiche, come ad esempio una proroga per la presentazione di un rapporto.
     • Evidenza: questo tipo serve a raccogliere prove di audit per dimostrare la conformità, ad esempio per fornire la prova della formazione richiesta.

• Stato: Scegliere tra 3 opzioni.
  • Da fare
  • In corso
  • Fatto
• Data: Selezionare una data di scadenza.
• Segnalatore: il campo segnalatore viene popolato automaticamente con il nome del creatore. Non è possibile modificarlo.
• Destinatario: Scegliere il destinatario cercando e selezionando il suo nome.
• Descrizione: Aggiungere una descrizione dell'attività.
  • È possibile aggiungere un link al campo della descrizione. Per farlo rapidamente, copiare l'URL, selezionare il testo pertinente nel proprio commento e premere CMD + V.
• Fare clic su Crea.*

1. Fare clic sulla scheda Attività.
2. Fare clic su +Nuova attività
3. Compilare i campi della maschera di creazione dell'attività:
   • Titolo: Aggiungere una breve descrizione dell'attività.
   • Tipo: Scegliere tra 4 opzioni.
     
     • Attività (opzione predefinita): Questi compiti sono utilizzati per azioni generali, come l'aggiunta o l'aggiornamento di una sezione in un documento.
     • Incidente: questo tipo è per le azioni che affrontano gli incidenti di non conformità, come l'aggiornamento di una procedura dopo un incidente.
     • Eccezione: questo tipo serve a richiedere e segnalare le eccezioni alle politiche, come ad esempio una proroga per la presentazione di un rapporto.
     • Evidenza: questo tipo serve a raccogliere prove di audit per dimostrare la conformità, ad esempio per fornire la prova della formazione richiesta.
   • Stato: Scegliere tra 3 opzioni.
     
     • Da fare
     • In corso
     • Fatto
   • Data: Selezionare una data di scadenza.
     Segnalatore: il campo segnalatore viene popolato automaticamente con il nome del creatore. Non è possibile modificarlo.
   • Destinatario: Scegliere il destinatario cercando e selezionando il suo nome.
   • Descrizione: Aggiungere una descrizione dell'attività.
     
     • È possibile aggiungere un link al campo della descrizione. Per farlo rapidamente, copiare l'URL, selezionare il testo pertinente nel proprio commento e premere CMD + V.
4. Fare clic su Crea.*

1. Accedere all'attività attraverso la dashboard o il documento corrispondente.
2. Eseguire una delle seguenti modifiche:
   • Riconfigurare uno qualsiasi dei campi (ad eccezione di Assegnatario).
   • Aggiungere un file da allegare*.
   • Aggiungere/modificare/eliminare un commento.
3. Fare clic su Salva.

1. Accedere all'attività attraverso il dashboard o il documento corrispondente.
2. Fare clic su Elimina in fondo all'attività.

1. Fare clic sull'icona Attività del documento nella barra laterale*.
2. Fare clic sull'attività.
3. Spuntare la casella di controllo accanto all'attività (o alle attività) *.

• Fare clic sull'icona Documento attività nella barra laterale*.
• Utilizzare la levetta per attivare la funzione Mostra attività completate, situata in basso a destra.
• Deselezionare l'attività completata.

Informazioni supplementari

• Come assegnatario o segnalatore, riceverete notifiche istantanee via e-mail per:
  
  • nuovi compiti
  • aggiornamenti di stato
  • commenti
• Qualsiasi utente può visualizzare e aggiornare qualsiasi attività, indipendentemente da:
  
  • chi l'ha segnalata
  • chi è stato assegnato all'attività
  • l'accesso dell'utente a qualsiasi documento collegato all'attività.

Note

• Quando viene creata all'interno di un documento, l'attività viene
• automaticamente collegata a quel documento.
• Una volta creato, un compito non può essere eliminato.
• Limitazioni dei file:
  
  • Dimensione massima del file: 50 MB
  • Tipi di file supportati: Documenti MS Office, PDF, CSV, PNG, JPEG, GIF, Video (MP4, AVI o MOV).
  • Tipi di file non supportati: MP3, MP3, TXT, ZIP