Gestione delle collezioni nella Policy Management

Contenuti

• Panoramica
• Condizioni preliminari
• Passi
  Informazioni supplementari

Panoramica

Che cos'è una collezione?

Per organizzare meglio i documenti per le diverse esigenze di visualizzazione in Gestione criteri, è possibile creare, modificare, condividere e gestire le collezioni.

Una collezione è un gruppo di documenti che corrispondono a un insieme specifico di parametri e sono presentati in una vista specifica:

• Parametri:
  
  • Query di ricerca
  • Filtri di ricerca
  • Categorie selezionate
• Visualizzazione:
  
  • Modalità elenco o tabella
    
    • Tabella: Colonne incluse e in quale ordine
  • Ordinamento
  • Numero di documenti per pagina 

Come si può vedere nel riquadro di sinistra, ci sono due tipi di collezioni:

• Sistema - Non può essere regolata per tutti gli altri utenti di Gestione criteri, ma può essere regolata per se stessi.
• Personalizzata - Può essere regolata per ogni altro utente di Gestione criteri che ha condiviso l'accesso alla collezione se si dispone dell'autorizzazione di modifica a livello di collezione.

Condivisione

Dopo aver creato una collezione, è possibile condividerla con altri utenti/gruppi di Gestione criteri che ritengono di poter beneficiare dell'insieme di documenti specificato per la loro revisione e azione.

Gestione

È possibile gestire le collezioni create o a cui si ha accesso nella scheda Collezioni.

Qui è possibile visualizzare una tabella delle collezioni accessibili con informazioni utili per ciascuna di esse, come ad esempio

• il proprietario
• la descrizione
• chi ha accesso alla collezione
• se mostra lo stato di avanzamento delle fasi (quale percentuale di documenti della collezione è stata rilasciata e di conseguenza quale percentuale è ancora in bozza)
  
  

Se è stato concesso l'accesso in lettura a una collezione, è possibile duplicarla e copiare un link ad essa.

Se è stato creato o è stato concesso l'accesso di modifica, sono disponibili ulteriori azioni per gestire l'accesso, modificare o rimuovere la collezione.

Infine, è possibile esportare la tabella in un file CSV nel modo in cui è stata configurata (includendo/escludendo le colonne, ordinando e appuntando le colonne) facendo clic su Esporta tabella.

Precondizioni

• Autorizzazioni a livello di sistema (qualsiasi): 'Crea documenti', 'Modifica documenti', 'Gestione documenti', 'Crea modelli', 'Amministrazione del sistema'.
  
  • Per condividere l'accesso a tutti nel modulo Gestione criteri, è necessario disporre di uno dei seguenti permessi: Gestione documenti”, ‘Amministrazione del sistema’.
• Autorizzazioni a livello di documento per tutti i documenti da includere nella collezione: Proprietario, Editor, Revisore o Lettura rilasciata.
• Autorizzazione a livello di collezione per tutte le collezioni in cui si desidera salvare le modifiche per sé e per gli altri: Può modificare

Passi

1. Creare
2. Fare clic su +Nuova collezione.
3. Inserire il nome della collezione.
   (Opzionale): Inserire la descrizione della collezione.
4. Impostare i parametri:
   
   1. Ricerca:
      
      1. Quale parte del contenuto del documento:
         
         1. Nei titoli e nel contenuto
         2. Nei titoli
      2. Ricerca testo avanzata   
         
         1. E questa frase esatta
         2. E tutte queste parole
         3. E una qualsiasi di queste parole
         4. E nessuna di queste parole
   2. Filtri:
      
      1. Filtri di metadati (ad es. Ultima modifica di)
      2. Filtri di sistema (ad es. tipo di versione)
      3. Mostra documenti riservati (solo per i gestori di documenti e gli amministratori di sistema)
   3. Categorie
5. Impostare la vista:
   1. Modalità Lista o Tabella
      1. Tabella:
         1. Quali colonne includere
         2. Quale ordine devono avere le colonne
         3. Quali colonne appuntare a sinistra/destra
   2. Metodo di ordinamento dei risultati  
6. (Opzionale): Attivare l'avanzamento delle fasi  
   1. È una barra che mostra quanti documenti della raccolta sono stati rilasciati.
7. Fare clic su Crea.

Modifica

1. Selezionare la raccolta dal riquadro di sinistra.
2. Regolare i parametri e/o la vista.
3. (Opzionale): Se si è creata la raccolta o le è stato concesso l'accesso con l'autorizzazione Can edit level, è possibile salvare le modifiche apportate per tutti coloro che hanno accesso alla raccolta facendo clic su Update Collection. 

Condividi

1. Selezionare la raccolta dal riquadro di sinistra.
2. Fare clic sull'icona di accesso alla raccolta.
3. Selezionare tra:
   
   1. Privato - accessibile solo a voi.
   2. Solo su invito - Specificare gli utenti o i gruppi che possono visualizzare o modificare.
   3. Tutti gli utenti - Tutti gli utenti che hanno accesso a Gestione criteri.
4. Fare clic su Applica.
   
   

Gestione

1. Passare alla scheda Collezioni.
2. Individuare la raccolta e fare clic sull'icona  nella colonna più a destra.
3. Scegliere una delle azioni:
   
   1. Copia collegamento
   2. Duplica
   3. Se si dispone di un accesso di modifica alla raccolta:
      
      1. Condividi
      2. Modificare
      3. Rimuovere
4. (Opzionale): Attivare o disattivare la casella di controllo Avanzamento delle fasi  
   1. Questa barra mostra quanti documenti della raccolta sono stati rilasciati.

Informazioni supplementari

Visualizzazione delle raccolte

È possibile trascinare e rilasciare le raccolte personalizzate per adattarle alle proprie preferenze.

È anche possibile nascondere/disfare le collezioni.

Filtri

È possibile utilizzare particolari filtri di sistema per creare un insieme granulare di documenti e sapere a quali documenti dare priorità.

Questi particolari filtri di sistema sono:

• Tipo di versione:
  
  • In Work - Se è in bozza, viene visualizzata la versione del documento.
  • Rilasciato - Viene visualizzata l'ultima versione rilasciata del documento (anche se il documento è attualmente in bozza).
• Proprietario - Può essere impostato su di voi o su qualsiasi altro utente.
• Appena condiviso con l'utente - Tutti i documenti che sono stati condivisi con l'utente e non ancora aperti.
• Tipo di approvazione (da utilizzare con il filtro “Approvers”):
  
  • In attesa
  • Rifiutato
  • Approvato
• Approvatori (da utilizzare con il filtro “Tipo di approvazione”) - Può essere impostato su di voi o su qualsiasi altro utente.
• Età della fase - Numero di giorni in cui il documento si trova nella fase corrente.
• Selezionare Reimposta filtri e visualizzazione per riportare la raccolta allo stato originale salvato.