Modifica delle fasi del documento

Contenuti

• Panoramica
• Condizioni preliminari
• Passi
• Informazioni supplementari
• Note

Panoramica

Il proprietario di un documento può

• impostare e modificare le date di scadenza delle fasi nel documento.
• rendere obbligatoria una fase, assegnando uno o più approvatori obbligatori.

Condizioni preliminari

• Autorizzazione a livello di documento: 'Proprietario'.

Passi

Modificare la scadenza delle fasi:

1. Fare clic su File dalla barra dei menu.
2. Fare clic su Impostazioni del documento.
3. Selezionare la scheda Fasi.
4. Fare clic su una fase da modificare.
5. Selezionare un'altra scadenza sul calendario*.
6. Fare clic su Salva.

Rendere obbligatoria una fase del documento e assegnare un approvatore obbligatorio:

1. Fare clic su File dalla barra dei menu.
2. Fare clic su Impostazioni del documento.
3. Selezionare la scheda Fasi.
4. Fare clic su una fase da modificare.
5. Spuntare la casella per la Fase obbligatoria.
6. Selezionare gli approvatori obbligatori *.
7. Fare clic su Salva.

Informazioni supplementari

Modifica della scadenza della fase

Se gli utenti hanno attivato la notifica delle scadenze imminenti delle fasi del documento, quando la data di scadenza si avvicina, gli utenti riceveranno un'e-mail di notifica sulla scadenza imminente.

Rendere obbligatoria una fase del documento e assegnare un approvatore obbligatorio

Questa funzionalità può essere utile quando, ad esempio, tutti i documenti devono essere approvati da un gruppo di persone e un utente deve assicurarsi che nessun documento venga pubblicato senza approvazione.

Una volta resa obbligatoria una fase, gli utenti non potranno saltare questa fase e quindi pubblicare documenti non approvati.

Gli approvatori obbligatori saranno aggiunti automaticamente al documento e sarà loro richiesto di approvarlo una volta passato alla fase obbligatoria (ad esempio, la fase Approva).

Gli approvatori possono essere singoli utenti o un gruppo di utenti. In quest'ultimo caso, ogni membro del gruppo può approvare a nome dell'intero gruppo*.

Note

• Esiste una differenza tra le approvazioni obbligatorie che un documento eredita dal template e le approvazioni obbligatorie aggiunte dal proprietario del documento.

Approvazioni ereditate da un template

Nel primo caso, le fasi e le approvazioni obbligatorie sono predefinite dal proprietario/amministratore del template a livello centrale di sistema.

Ogni documento creato da un template eredita tali fasi e approvazioni obbligatorie.

Quando un documento passa alla fase obbligatoria, l'approvatore obbligatorio viene:

• aggiunto automaticamente al documento come revisore;
• assegnato automaticamente come approvatore del documento.

In questo caso, il proprietario del documento non può

• saltare la fase obbligatoria;
• rimuovere le approvazioni/gli approvatori obbligatori.

Approvazione aggiunta dal proprietario del documento

Se è il proprietario del documento a contrassegnare una fase come obbligatoria a livello di documento, l'approvatore obbligatorio sarà:

• aggiunto automaticamente al documento come revisore e
• assegnato automaticamente come approvatore del documento.

Tuttavia, questa approvazione sarà trattata come una normale approvazione di una fase.

Il proprietario potrà rimuovere tale approvatore/approvazione:

• eliminando l'approvazione nella sezione Approvazioni della barra laterale, oppure
• trasformando la fase obbligatoria in una fase normale nelle impostazioni del documento.