Note di Rilascio 2026 Q1

2026.1: Deprecazione / Modifiche critiche

Flusso di lavoro

• 🔥 Nuovo calcolo delle scadenze per le fasi: tutte le scadenze future precedentemente impostate per le fasi del flusso di lavoro saranno rimosse. Invece di date di scadenza specifiche per le fasi future, gli utenti vedranno le informazioni sulla durata configurate a livello di Template.

  Le scadenze per ciascuna fase saranno impostate solo quando un documento entrerà in quella fase.

Automazione

Controllo di chi attiva le automazioni. Logica di prevenzione dei loop

Ora è possibile definire esattamente quali azioni sono autorizzate ad attivare le regole di automazione basate sui metadati: modifiche avviate dall'utente, modifiche avviate dall'automazione o entrambe.

Per impostazione predefinita, solo le azioni dell'utente attivano le regole di automazione, il che aiuta a prevenire automazioni rumorose o in loop, consentendo comunque configurazioni più avanzate quando si abilitano esplicitamente i trigger guidati dall'automazione.

Casi d'uso:

• Mantieni affidabili i flussi di approvazione o di notifica consentendo solo agli aggiornamenti dei metadati avviati dall'utente di attivare le automazioni, in modo che le azioni a valle riflettano sempre le modifiche intenzionali dell'utente.

• Crea flussi di lavoro concatenati in cui un'automazione aggiorna i metadati e un'altra regola reagisce a tale modifica, abilitando sia gli iniziatori utente che quelli di automazione quando sono necessari flussi completamente automatizzati.

• Riduci i loop indesiderati e le esecuzioni duplicate lasciando l'impostazione predefinita “solo utente” per politiche più semplici e abilitando i trigger di automazione solo per scenari attentamente progettati.

Da considerare:

• 1. Per impostazione predefinita, solo le modifiche avviate dall'utente attivano la regola; è necessario abilitare esplicitamente le modifiche avviate dall'automazione se si desidera che le automazioni ne attivino altre.

• 2. 🔥 La logica di aggregazione impedisce alle regole di essere eseguite più volte quando si verificano diverse modifiche ai metadati in un breve lasso di tempo. Anziché attivare una nuova esecuzione per ogni singolo aggiornamento, il sistema raggruppa le modifiche per un breve intervallo di tempo (ad esempio, 10 secondi) e quindi esegue la regola una sola volta utilizzando lo stato più recente dei metadati.

• Ad esempio, più aggiornamenti rapidi agli stessi metadati da parte di un utente (ad esempio, la modifica del campo proprietario più volte di seguito mentre si decide a chi assegnarlo) possono comportare una sola esecuzione dell'automazione invece di una per ogni modifica.

• 3. 🔥 La logica di protezione dal loop garantisce che quando un'automazione aggiorna i metadati monitorati da un'altra automazione, tale reazione verrà eseguita una sola volta, anche se la seconda automazione normalmente attiverebbe nuovamente la prima.

• Ad esempio, se l'automazione A aggiorna un campo che attiva l'automazione B e l'automazione B aggiorna a sua volta un campo che potrebbe attivare l'automazione A, il sistema consentirà a questa catena di essere eseguita una sola volta e poi interromperà ulteriori attivazioni, in modo da non finire con cicli A → B → A → B.

Altro

• Moduli legacy: i moduli Eccezioni e Valutazioni di conformità sono stati rimossi.

2026.1: Modifiche IMPORTANTI nell'interfaccia utente, nel testo, ecc...

Flusso di lavoro

Modifiche nella formulazione:

• Impostazioni del Template: “Imposta fase” -> “Imposta flusso di lavoro”

• Impostazioni del documento: “Fasi” → “Flusso di lavoro”

• Menu della barra superiore: “Cambia fase” → “Fase successiva”

• Modale della fase:

  • “Imposta flusso di lavoro” → Rimosso

 
Automazione

Ricette di automazione

 White-Labelling

Colori del marchio disponibili in tutti i selettori di colore:

Ora è possibile applicare i colori del marchio della propria organizzazione in modo coerente su tutta la piattaforma in tutte le aree in cui è disponibile la selezione dei colori.

I colori del marchio sono ora disponibili nell'editor (colori del testo e dello sfondo, inclusi gli stili del testo e i colori delle tabelle), nel tipo di documento, nelle azioni di automazione (come le e-mail) e in varie configurazioni del pannello di amministrazione.

Note

Casi d’uso:

1. Notificare automaticamente gli utenti quando cambiano metadati chiave, così possono intervenire senza dover controllare regolarmente i record.

2. Creare o aggiornare attività di follow-up quando cambiano campi specifici (ad esempio, instradare i documenti a un nuovo revisore quando viene aggiornato il proprietario o l’unità aziendale).

3. Mantenere stabili i processi downstream consentendo alle regole di reagire solo alle modifiche avviate dagli utenti, riducendo il rischio di automazioni rumorose o in loop.

4. Utilizzare il monitoraggio ampio “qualsiasi campo personalizzato cambia” quando necessario, oppure restringere le regole a un piccolo insieme di campi critici per flussi di lavoro più mirati.

Da considerare:

1. 🔥 Se non selezioni campi specifici, la regola ascolterà le modifiche a qualsiasi campo di metadati personalizzati, il che può portare a esecuzioni dell’automazione più frequenti del previsto.

2. Per impostazione predefinita, solo le modifiche avviate dagli utenti attivano la regola; devi abilitare esplicitamente le modifiche avviate dalle automazioni se vuoi che le automazioni attivino altre automazioni.

3. 🔥 La logica di aggregazione impedisce alle regole di essere eseguite più volte quando diversi cambiamenti di metadati avvengono a breve distanza. Invece di avviare una nuova esecuzione per ogni singolo aggiornamento, il sistema raggruppa le modifiche in una breve finestra (ad esempio, 10 secondi) ed esegue la regola una sola volta utilizzando lo stato più recente dei metadati.

   Ad esempio, più aggiornamenti rapidi allo stesso metadato da parte di un utente (per esempio, cambiare più volte di seguito il campo proprietario mentre decide a chi assegnare) possono risultare in una sola esecuzione dell’automazione invece di una per ogni modifica.

4. 🔥 La logica di protezione dai loop garantisce che, quando un’automazione aggiorna metadati monitorati da un’altra automazione, quella reazione venga eseguita una sola volta, anche se la seconda automazione normalmente riattiverebbe la prima.

   Ad esempio, se l’Automazione A aggiorna un campo che attiva l’Automazione B, e l’Automazione B aggiorna poi un campo che potrebbe attivare l’Automazione A, il sistema consentirà a questa catena di eseguirsi una sola volta e poi bloccherà ulteriori attivazioni, evitando loop del tipo A → B → A → B.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Pianificazione della revisione successiva: impostare automaticamente la “Data della revisione successiva” a 10 giorni o 10 giorni feriali da oggi quando un documento viene rilasciato.

  • 2. Pianificazione della scadenza: predefinire le date di scadenza dei documenti in modo che scadano dopo un determinato periodo di tempo dalle fasi chiave del flusso di lavoro.

• Da considerare:

  • 1. Le date possono essere impostate in base a un numero fisso di giorni o giorni feriali aggiunti alla data corrente (“Oggi”). In questa fase è disponibile solo “Oggi” come punto di riferimento.

  • 2. Non è impedita la modifica manuale: gli utenti possono comunque sovrascrivere questi campi se consentito dalla configurazione della schermata dei metadati.

  • 3. Esempio con diverse opzioni:

    10 giorni da oggi (12.11.2025) = 22 novembre 2025 (sabato)

    10 giorni feriali da oggi (12.11.2025) = 26 novembre 2025 (mercoledì)

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    Miglioramenti futuri potrebbero ampliare la scelta dei campi di riferimento (consentendo la selezione da altri campi di metadati relativi a date o numeri).

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Impostare automaticamente la “Data della prossima revisione” a un anno dalla data di rilascio di un documento.

  • 2. Reimpostare i campi “Novità” e “Modifiche principali” quando viene creata una nuova versione.

  • 3. Cancellare in blocco i campi di metadati obsoleti quando i documenti vengono archiviati.

• Da considerare:

  • 1. 🔥 Più regole di automazione all'interno di un documento possono interessare lo stesso campo di metadati e non è possibile garantirne l'ordine. Quando si eseguono queste automazioni, è possibile che si ottengano risultati diversi a causa del cambiamento dell'ordine di esecuzione. Si consiglia di prestare attenzione alla progettazione se più automazioni potrebbero interessare lo stesso campo.

  • 2. 🔥 L'automazione può aggiornare o cancellare qualsiasi campo di metadati modificabile, anche se il campo è impostato come obbligatorio o di sola lettura nella schermata dei metadati.

    Le automazioni non possono aggiornare i campi dei metadati bloccati dal sistema come (data di rilascio, data di pubblicazione, ecc.)

  • 3. Se l'automazione contiene più azioni (ad esempio 1 invio e-mail, 2 aggiornamento metadati, 3 invio e-mail) e un passaggio non va a buon fine, tutti i passaggi successivi (azioni) in quella regola verranno saltati, aiutandoti a mantenere l'accuratezza dei dati.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Documenti a avanzamento automatico: sposta automaticamente un documento alla fase successiva quando tutte le approvazioni sono state completate, in modo che i flussi di lavoro continuino senza aggiornamenti manuali.

  • 2. Fasi specifiche: indirizza i documenti direttamente a una fase scelta (ad esempio, revisione legale o approvazione finale) quando vengono soddisfatte determinate condizioni, riducendo i costi di coordinamento.

  • 3. Navigazione rapida tra le fasi: utilizzare i

    pulsanti Fase successiva/precedente

    per spostare i documenti in avanti o indietro nel flusso di lavoro, rispettando i limiti come la prima bozza e il rilascio.

  • 4. Monitoraggio trasparente dello stato: notificare alle parti interessate ogni volta che una fase cambia, indicando chi o quale automazione ha eseguito l'azione e quando.

• Da considerare:

  • 1. 🔥 Le automazioni non possono spostare un documento oltre l'ultima fase del flusso di lavoro o prima della prima fase, quindi “Successivo” e “Precedente” sono disponibili solo dove esiste una fase.

  • 2. 🔥 L'utilizzo di “Sposta alla fase” aggirerà le normali protezioni applicate quando si cambiano le fasi manualmente. Consentirà ai documenti di saltare le fasi obbligatorie, ignorare i campi di metadati richiesti, cancellare tutte le approvazioni rifiutate e in sospeso e rimuovere eventuali paragrafi ancora in sospeso.

Note

Casi d'uso:

1. Attivare le fasi del flusso di lavoro, come lo spostamento di un documento alla fase successiva, quando tutte le approvazioni sono state concesse.

2. Inviare immediatamente aggiornamenti di sintesi alle parti interessate quando tutte le approvazioni richieste su un documento sono state completate.

3. Notificare automaticamente i membri chiave del team ogni volta che lo stato di approvazione di documenti critici cambia.

Da considerare:

1. 🔥 Il trigger opera a livello di documento ed emette eventi individuali per ogni modifica dell'approvazione.

Se sono presenti più approvazioni (ad esempio, 10 approvazioni su un documento), ogni modifica (aggiunta, approvata, rifiutata, rimossa) attiverà l'automazione separatamente, con il rischio di generare numerose azioni.

2. 🔥 Nel caso in cui venga aggiunto un nuovo approvatore, verranno attivati solo gli eventi Aggiunti, mentre lo stato in sospeso verrà ignorato.

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Sono previsti aggiornamenti futuri per esporre dati più dettagliati sugli eventi (chi ha modificato, quando, quale approvazione), che potrebbero migliorare la gestione delle azioni e delle notifiche.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Automatizzare le notifiche al team quando viene creata una nuova versione del documento o una versione NMC, aiutando le parti interessate a rimanere aggiornate sulle ultime modifiche alle policies.

  • 2. Reimpostare o aggiornare automaticamente i metadati dei documenti durante il versioning, riducendo al minimo il rischio di trascurare i dati di conformità e garantendo l'accuratezza con meno sforzo manuale.

  • 3. Configurare regole di flusso di lavoro personalizzate in modo che le azioni di routine post-versione, come l'aggiornamento dei valori dei campi o l'invio di avvisi, vengano eseguite senza intervento manuale ogni volta che un documento passa a una nuova versione o a uno stato modificato.

• Da considerare:

  • 1. L'evento “Nuova versione” non si attiva per le transizioni di routine come il ritorno di un documento alla bozza, ma si applica solo alla creazione effettiva di nuove versioni.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Spostare automaticamente i documenti in avanti o attivare azioni di follow-up solo quando vengono raggiunte soglie di approvazione specifiche (ad esempio, quando più di un approvatore ha contrassegnato il documento come Approvato).

  • 2. Inoltrare i documenti in modo diverso in base ai metadati, come prodotto, regione o reparto, configurando condizioni che controllano i valori dei campi dei metadati prima di eseguire un'azione.

  • 3. Combinare le condizioni di approvazione e dei metadati utilizzando la logica AND/OR per creare regole precise, come l'esecuzione di un'azione solo quando un documento è approvato e contrassegnato con una categoria di rischio specifica.

  • 4. Utilizzare più blocchi di condizioni all'interno della stessa regola per introdurre punti di controllo nel flusso di automazione, controllando quali passaggi successivi devono essere eseguiti in base al modo in cui le condizioni sono soddisfatte nelle diverse fasi.

• Da considerare:

  • 1. 🔥 I blocchi di condizioni fungono da gate: qualsiasi azione o blocco di condizioni successivo posizionato dopo un blocco verrà eseguito solo se tale blocco restituisce un valore vero.

  • 2. È possibile posizionare più blocchi di condizioni in qualsiasi punto dopo il trigger e riutilizzare gli stessi campi di metadati o di approvazione più di una volta all'interno di una regola.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Controlli delle notifiche: verifica quali e-mail automatiche sono state inviate da un documento, inclusi oggetto e destinatari, per supportare i controlli di conformità.

  • 2. Tracciamento delle modifiche ai metadati: conferma rapidamente quali campi dei metadati sono stati aggiornati dall'automazione e quando, durante un audit o un'indagine

  • 3. Monitoraggio della fase di automazione: verifica quando un documento è stato spostato in una nuova fase dall'automazione, aiutandoti a capire come ha progredito nel flusso di lavoro senza controlli manuali.

  • 4. Riduzione del rumore: nascondi gli eventi e-mail di automazione di basso valore dalla cronologia delle attività in modo da poterti concentrare sugli aggiornamenti e sulle notifiche critici che sono importanti per gli audit e le revisioni.

  • 5. Filtra il registro delle attività dei documenti in base al nuovo “utente” dell'automazione per esaminare solo gli aggiornamenti relativi all'automazione.

  • 6. Esporta gli eventi relativi all'automazione (compresi i valori dei metadati prima/dopo e i dettagli delle notifiche) per i controlli di conformità o la reportistica esterna.

  • 7. Approfondisci le esecuzioni: passa da un evento di automazione nel registro delle attività al registro di controllo dell'automazione o all'esecuzione per capire esattamente cosa è successo.

• Da considerare:

  • 1. 🔥 Sono inclusi solo gli eventi attivati dall'automazione e solo quando l'azione ha avuto esito positivo o parzialmente positivo (ad esempio, e-mail inviate ad alcuni ma non a tutti i destinatari).

  • 2. I dettagli degli eventi e-mail mostrano i destinatari e i contenuti risolti in modo definitivo, ma non espongono i gruppi o i valori intelligenti configurati nella regola di automazione.

  • 3. Ciò che è possibile aprire da un evento di automazione dipende dalle autorizzazioni dell'utente: gli utenti con l'autorità Gestisci automazione possono approfondire i registri di automazione, i proprietari dei documenti possono visualizzare le informazioni sulle esecuzioni, mentre gli altri utenti vedono solo le informazioni in sola lettura.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Revisione dell'esecuzione dell'automazione: visualizza ogni fase eseguita in ordine, inclusi i cambiamenti di fase, gli aggiornamenti dei metadati e i controlli delle condizioni, in modo da poter confermare rapidamente se la regola ha funzionato come previsto.

  • 2. Indagine sui problemi: quando un documento finisce in una fase imprevista o con metadati errati, rivedi il log di esecuzione dell'automazione correlato per individuare quale azione o condizione ha causato il risultato e modifica la configurazione della regola di conseguenza.

  • 3. Prove di audit: esporta il registro dettagliato dell'automazione per un documento o un flusso di lavoro chiave come prova a supporto di audit interni, revisioni normative o analisi degli incidenti, mostrando esattamente quali regole sono state eseguite e cosa hanno modificato.

  • 4. Supporto alla risoluzione dei problemi: i team possono utilizzare il registro di audit dell'automazione per riprodurre e comprendere i problemi senza aiuto esterno, riducendo i tempi di risoluzione.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Transizione a un motore di metadati - Campi di selezione gerarchici

• Da considerare:

  • 1. 🔥 Come parte della fase beta, sarà introdotto solo negli ambienti beta e UAT.

  • 2. L'abilitazione di questa configurazione rimuove tutta la visibilità delle categorie nella sezione comune della piattaforma e ha un impatto su tutti i moduli. Le categorie saranno completamente nascoste dagli elenchi di documenti, dalle colonne, dalla barra laterale, dai risultati di ricerca, dai flussi di creazione, dai flussi di spostamento alla fase e dalle impostazioni dei documenti/Template.

  • 3. L'integrità dei dati rimane intatta. Anche quando le categorie sono nascoste, tutti i dati delle categorie sottostanti vengono conservati e non si verifica alcuna perdita di dati. L'operazione è reversibile; mostrando nuovamente le categorie si ripristina l'accesso completo alle categorie precedentemente assegnate.

  • 4. 🔥 I risultati della ricerca non mostreranno più i campi delle categorie quando questa opzione è abilitata. Nascondere le categorie non influisce sulle impostazioni o sui filtri esistenti, che rimangono attivi.

  • 5. I documenti esistenti con categorie assegnate in precedenza non vengono riclassificati o eliminati quando le categorie vengono nascoste.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Organizza facilmente metadati complessi e multilinea con configurazioni avanzate delle tabelle.

  • 2. Formatta le tabelle dei metadati in base alle esigenze organizzative utilizzando le opzioni di stile del testo e dello sfondo.

  • 3. Ottieni il controllo sul layout e sulla presentazione dei metadati per una maggiore chiarezza e precisione.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Configurare determinate fasi del flusso di lavoro senza scadenze, consentendo l'allineamento con il processo di revisione interno o le eccezioni.

  • 2. Affidarsi al calcolo automatico delle scadenze delle fasi in base alle impostazioni del Template, in modo da non dover regolare manualmente le scadenze ogni volta che un documento entra in una nuova fase.

  • 3. Limitare chi può modificare le scadenze a supporto delle politiche di governance e conformità della propria organizzazione.

• Da considerare:

  • 1. 🔥 Dopo la migrazione, tutte le scadenze future precedentemente impostate per le fasi del flusso di lavoro verranno rimosse. Invece di date di scadenza specifiche per le fasi future, gli utenti vedranno le informazioni sulla durata configurate a livello di Template. Le scadenze per ogni fase saranno impostate solo quando un documento entra in quella fase.

  • 2. Se il Template è configurato per consentire la modifica delle scadenze, il proprietario del documento può modificare le scadenze delle fasi.

    - Ruoli come Document Manager o Superadmin hanno sempre il permesso di aggiornare qualsiasi scadenza di fase a livello di documento, indipendentemente dalle restrizioni del Template.

    Nota: devono aggiungersi come proprietari del documento al documento in cui desiderano aggiornare la scadenza.

  • 3. Il campo della durata, quando collegato a un Template, non è modificabile a livello di documento e può essere modificato solo aggiornando il Template stesso.

Note

• Casi d'uso:

  • 1. Confermare rapidamente se un documento utilizza il flusso di lavoro predefinito o quello per le modifiche non sostanziali direttamente dalla finestra modale della fase, riducendo il rischio di inviare un documento attraverso il flusso di lavoro sbagliato.

  • 2. Accedere alle impostazioni del flusso di lavoro dalla finestra modale della fase per ottimizzare la configurazione della fase, rendendo più facile mantenere i flussi di lavoro allineati ai requisiti interni.