I metadati sono informazioni su un documento che possono essere utilizzate sia dal team di Gestione delle politiche che dagli utenti del Portale delle politiche per ottenere una panoramica mirata di un documento.
Esistono due tipi di metadati utilizzati per acquisire informazioni sul documento in un formato di campo tradizionale:
- Sistema: campi generati automaticamente da Clausematch (ad esempio, data di creazione, data di pubblicazione, versione, ecc.)
- Personalizzati: campi creati dagli utenti amministrativi.
Entrambi i tipi possono essere filtrati visivamente in diversi tipi di documenti quando vengono raggruppati in schermate e layout diversi.
Una schermata consente di configurare quali campi di metadati vengono visualizzati in un documento e in quale ordine, in modo da poter personalizzare facilmente la presentazione dei metadati del documento per soddisfare le esigenze specifiche di diversi gruppi di utenti.
Un layout è un selettore di schermate; esistono 2 layout:
- Layout predefinito: Quello che viene presentato agli utenti dei documenti in Gestione criteri.
- Layout pubblicato: Quello che viene presentato agli utenti dei documenti su Policy Portal.
Quando si crea un template, gli utenti possono scegliere quali campi di metadati vengono visualizzati selezionando il layout predefinito (Gestione delle politiche) e il layout pubblicato (Portale delle politiche) per esso - in ogni layout un insieme di campi (filtrati dalla loro schermata) che devono essere compilati con informazioni sui documenti creati dal template.
Alcuni esempi di metadati potrebbero includere le seguenti informazioni:
- Data della prossima revisione;
- Frequenza di revisione;
- Tipo di documento;
- Proprietario del documento;
- Classificazione.
I campi dei metadati e i loro valori si trovano nel Pannello di amministrazione, più precisamente nella scheda Metadati, sotto forma di tabella.
Negli articoli relativi ai metadati, verranno fornite informazioni su come:
- Creare campi e valori dei metadati;
- Creare schermate.
Infine, i campi dei metadati e i loro valori impostati nelle impostazioni del documento possono essere visualizzati dai rapporti MI che possono essere esportati in un file CSV.
I rapporti MI standard (Rapporto documenti attivi, Rapporto documenti archiviati e Rapporto ruoli utente) includono solo i metadati del sistema e non possono essere modificati.
Tuttavia, i rapporti MI personalizzati possono essere creati e configurati per includere metadati personalizzati come colonne e possono essere modificati dopo la creazione.
Per richiedere un report MI personalizzato, è sufficiente contattare il nostro team di assistenza all'indirizzo help@clausematch.com indicando i campi delle colonne desiderate (compresi i dati specifici personalizzati):
- i campi delle colonne desiderate (compresi i metadati personalizzati specifici);
- i permessi Clausematch necessari per accedere al report;
- i filtri del report:
- lo stato rilasciato di un documento;
- lo stato archiviato di un documento.