Note di Rilascio 2023.4

• Casi d'uso:
  
  1. Collaborazione migliorata: Collaborazione efficace con i membri del team, i revisori e i collaboratori, perché ora tutti possono individuare e rivedere facilmente le modifiche apportate alle tabelle.
  2. Tracciamento semplice: Dite addio al noioso compito di confrontare manualmente le diverse versioni delle tabelle.
     Grazie a questa funzione, è possibile visualizzare e tenere traccia delle modifiche apportate al contenuto delle tabelle senza alcuno sforzo.
  3. Funzionalità di suggerimento: Utilizzate senza problemi la funzionalità di suggerimento per le tabelle, sapendo di poter monitorare e accettare/rifiutare le modifiche con precisione.
  4. Confronto delle versioni: Utilizzate con sicurezza la funzionalità di confronto delle versioni, sapendo che non vi sfuggirà nessuna modifica vitale del contenuto delle tabelle.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Quando vengono importati nuovi documenti, il nostro sistema esegue un'ulteriore normalizzazione (aggiunge gli ID delle celle) per consentire le modifiche al tracciamento delle tabelle.
  • Le modifiche al contenuto delle tabelle saranno disponibili in:
    
    • Cronologia delle versioni
    • Eventi di modifica dei paragrafi in Attività documento e paragrafo
    • Modalità suggerimenti
• Limitazioni:
  
  • Le modifiche alla struttura della tabella, come l'eliminazione di righe e colonne e l'unione di celle, non vengono tracciate o segnalate.
    • Inoltre, non verrà evidenziato che la colonna o la riga è stata creata o che sono state create nuove celle tramite l'operazione di divisione delle celle. In questi casi, il contenuto di queste celle viene contrassegnato come aggiunto (verde).
  • Migreremo solo l'ultima versione dei paragrafi nella revisione Ultimo documento, in modo da poter vedere solo le nuove modifiche nella tabella e non quelle precedenti.
    
    • Introduciamo gli ID delle celle che ci permettono di confrontare le celle con le altre.
      Introduciamo gli ID cella che ci permettono di confrontare il contenuto delle celle. Tuttavia, non è possibile impostare questi ID per tutte le versioni delle tabelle perché non è possibile identificare tutte le modifiche strutturali tra le versioni delle tabelle.
  • In rari casi, quando il documento è stato importato con dati corrotti:
    
    • Gli aggiornamenti non necessari potrebbero essere attivati se un utente interagisce con un paragrafo (anche senza apportare modifiche, ad esempio facendo clic su un paragrafo), il che creerà un nuovo paragrafo diff in cui la tabella sarà contrassegnata come completamente eliminata e aggiunta di nuovo senza visualizzazione di modifiche granulari.

• Casi d'uso:
  
  1. Organizzare la visualizzazione di più file allegati in un documento.
  2. Individuazione e identificazione rapida di allegati specifici nell'elenco.
  3. Gestione efficiente di un numero crescente di allegati nel tempo. 
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Allegati di file
  • L'ordinamento non viene applicato immediatamente ai file appena caricati e verrà applicato dopo aver riaperto la modale. Questi file vengono prima posizionati in cima all'elenco dei file.
    Nella versione precedente, i file caricati vengono aggiunti alla fine dell'elenco dei file. 
• Limitazioni:
  
  •  N/D

• Casi d'uso:
  1. Revisione e popolamento semplificati dei metadati dei documenti.
  2. Possibilità di visualizzare facilmente i contenuti dei documenti basati sui metadati (come controlli, obblighi, ecc.) sulla piattaforma.
• Dipendenze e impatti a valle: 
  
  • La barra laterale delle informazioni viene rimossa da tutti i documenti.
    
    • La barra laterale delle attività sarà la barra laterale predefinita per i documenti.
      Non ci saranno barre laterali per il ruolo Letture rilasciato.
  • Tutti i documenti avranno questo nuovo pannello nella parte superiore del documento (Documenti, Template, Snippet, Modifiche).
  • I dati presentati sono configurati tramite i layout dei documenti, dove è possibile applicare le schermate dei metadati con i campi appropriati.
• Limitazioni:
  
  • I campi personalizzati dei metadati nella parte superiore del documento sono modificabili dai proprietari del documento. Gli altri ruoli del documento possono solo visualizzarli.

• Casi d'uso:
  
  1. Richiedere agli utenti di compilare i metadati richiesti.
  2. Gestione e revisione accurata dei campi obbligatori.
  3. Identificazione e correzione rapida dei campi di metadati non salvati.
  4. Tracciamento e completamento in tempo reale dei metadati non compilati.
• Dipendenze e impatti a valle:
  • Campi che richiedono attenzione:
    
    • Non salvati - campi che l'utente non ha ancora salvato.
    • Non compilati: campi che non hanno ancora un valore.
    • Da rivedere:
      
      • Campi obbligatori vuoti
      • Campi con dati non validi:
        
        • Per il tipo di metadati Selezionare:
          
          • Opzioni inesistenti
          • Il singolo campo select che ha più elementi
        • Per il tipo di metadati User Picker:
          
          • L'utente che è disabilitato
• Limitazioni:
  
  • Il campo di tipo link viene visualizzato come vuoto se l'indirizzo del link non è compilato, indipendentemente dal nome del link.
  • Il campo metadati del collegamento sarà contrassegnato come vuoto se il campo Indirizzo del collegamento non è compilato, indipendentemente dal campo Nome del collegamento.
  • Tutti i campi di sola lettura del sistema sono esclusi dai contatori:
    
    1. Archivia in
    2. Archivia per
    3. Rilascio al
    4. Rilasciato da
    5. Pubblicato a
    6. Pubblicato da
    7. Modificato a
    8. Modificato da

• Casi d'uso:
  
  1. Protezione dei metadati da sovrascritture involontarie
  2. Aumento dell'efficienza complessiva della collaborazione
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Il comando di blocco viene inviato quando inizia la modifica del campo dei metadati, in modo che gli altri utenti vedano che qualcuno ha iniziato a 
    modificare i metadati e non possano aggiungere le loro modifiche.
  • Il comando di sblocco viene inviato in 4 casi.
    
    • Quando si salvano le modifiche.
    • Quando si ripristina il modulo allo stato originale (aggiornamento dei campi allo stato precedente), ad eccezione del campo metadati testo multilinea.
    • Quando si esegue il rendering di un'altra vista nell'editor o si ricarica la pagina. (Ad esempio, passando alla modalità di aggiunta della connessione dati).
    • Quando un utente rimane inattivo per 30 minuti.
  • Se un utente modifica i metadati e non interagisce con un modulo per più di cinque minuti, verrà notificato che i metadati devono essere salvati.
  • L'aggiornamento dei valori dei metadati tramite l'API Clausematch non blocca la casella dei metadati.
  • I valori dei campi aggiornati tramite l'API Clausematch vengono visualizzati nella casella dei metadati in tempo reale. 
• Limitazioni:
  
  1. Queste modifiche riguardano solo i metadati nella parte superiore del documento. Questi moduli non supportano ancora gli aggiornamenti in tempo reale e gli utenti dovranno ricaricarli per vedere i risultati aggiornati (se le 
     modifiche sono avvenute dopo l'apertura di uno dei moduli seguenti):
     
     • Modulo Metadati in Impostazioni documento
     • Modulo dei metadati nella modale di creazione del documento
     • Modulo dei metadati nella finestra di dialogo Sposta in fase
     • Modulo Metadati nella vista Connessione dati sul lato sinistro
     • Modulo metadati nella visualizzazione della cronologia delle versioni
  2. La modifica dei campi tramite la modale delle impostazioni del documento e la modale del passaggio alla fase non blocca il modulo e ⚠️ annulla le modifiche non salvate ⚠️.
  3. Non tutti gli aggiornamenti attivano le modifiche nel modulo Metadati in tempo reale:
     
     1. La modifica del ruolo del documento in Proprietario richiede il ricaricamento della pagina per consentire all'utente di modificare i campi.
  4. In casi molto rari, abbiamo notato che il blocco residuo dei campi dei metadati persiste oltre i 30 minuti. Se si sospetta che nessuno modifichi i metadati, provare a ricaricare la pagina. Se nessuno modifica i metadati, questo dovrebbe essere evidente al momento del ricaricamento.

• Casi d'uso:
  • Progettare e gestire il layout delle schermate in ogni fase di un documento.
    • Impostare campi di metadati obbligatori in base alla fase del documento.
  • Consentire agli utenti di controllare quali metadati appaiono quando, per una migliore gestione dei documenti.
    • Per configurare i metadati che gli utenti devono compilare al momento della creazione dei documenti → utilizzare l'opzione Alla creazione
    • Per configurare le opzioni che gli utenti devono compilare prima di passare alla fase di rilascio → utilizzare l'opzione Bozza o qualsiasi altra fase personalizzata, per consentire agli utenti di capire quali campi sono richiesti e di compilarli durante la fase di lavoro e non durante la transizione alla fase.
• Dipendenze e impatti a valle:
  • Quando l'utente imposta una schermata di metadati sul layout predefinito, questa verrà utilizzata in QUALSIASI fase o layout di stato del documento, se l'utente non specifica un'altra schermata di metadati.
    • Se l'utente non specifica la schermata dei metadati per il layout predefinito, la piattaforma visualizzerà tutti i campi dei metadati disponibili per il documento.
  • La logica di ereditarietà:
    • Tutti i metadati del documento < Metadati del layout predefinito < Metadati del layout di una fase o di uno stato specifico (azione).
    • Tutti i luoghi in cui verranno visualizzati i metadati devono seguire le regole della schermata dei metadati assegnata, definita nel layout della fase o dello stato o ereditata dal layout predefinito:
      • Documento nella parte superiore del documento
      • Impostazioni del documento > Metadati
      • Esportazione
      • Modalità connessioni
  • Opzioni di configurazione:
    • Azioni o Stati del documento
    • Alla creazione
    • Pubblicato sul portale
    • Layout per le fasi del documento
    • Bozza
    • Rilascio
    • Personalizzato
  • Quando un documento viene creato da un template, la configurazione del layout del documento viene copiata da un template.
  • Quando un documento viene creato da un altro documento, la configurazione del layout del documento viene copiata da questo documento.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Per tutti i casi di aggiornamento dei metadati dei documenti, ora abbiamo questi approcci:

1. Quando gli utenti devono aggiornare alcuni metadati per la versione dell'ultimo documento rilasciato nella Policy Management, possono aggiornarli e ciò si rifletterà immediatamente nella stessa versione pubblicata nel Policy Portal. Questo dovrebbe aiutare a risolvere i casi di modifica di metadati non materiali (come i casi con la persona di contatto).
   1. L'attuale lacuna che considereremo nelle prossime iterazioni è cosa fare con i documenti che hanno già una nuova versione e gli utenti devono aggiornare l'attuale versione pubblicata. Soluzione suggerita: Dovremmo consentire la modifica dei metadati e fare NMC per l'ultima versione pubblicata.
2. Quando l'utente ha bisogno di aggiornare i metadati utilizzati nel documento (o altri metadati del materiale), suggeriamo di utilizzare il flusso di lavoro NMC per creare le modifiche senza impattare il versioning.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

• Limitazioni:
  • Per i template: i metadati non sono configurabili e vengono mostrati solo i campi del sistema.
  • Per il flusso di lavoro NMC, si utilizzerà la schermata specificata nel Layout predefinito.

• Dipendenze:
  
  • Metadati
  • Schermata Metadati
  • Esportazione in PDF/DOCX

• Casi d'uso:
  • Ricerca rapida ed efficiente dei contenuti e suggerimento di modifiche.
  • Processo di revisione più rapido grazie all'individuazione di aree di contenuto specifiche.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Editore
  • Modalità di suggerimento
  • Traccia delle modifiche
• Limitazioni:
  • Quando si modifica il contenuto in modalità "Suggerimento" o "Traccia modifiche", le evidenziazioni e la ricerca non si applicano al contenuto del paragrafo che si sta modificando. Per visualizzare i risultati della ricerca per il suo contenuto, è necessario completarne la modifica.
    La funzione di ricerca funziona solo con il testo e non comprende i file incorporati.

Ad esempio, si possono acquisire dati aggiuntivi nei Documenti: Autore, Contatto chiave e per ogni utente: Responsabile di linea.

• Casi d'uso: 
  
  • Processo semplificato per l'inserimento di informazioni sull'utente nei metadati del documento o dell'utente.
    
    • Assegnazione e tracciamento delle responsabilità individuali nella documentazione.
    • Semplificazione del processo di identificazione del proprietario del documento per una rendicontazione continua.
  • Maggiore precisione nell'ortografia e nell'uso dei nomi.
  • Individuazione rapida dei documenti associati a utenti specifici.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  
  • Gli aggiornamenti delle informazioni degli utenti si rifletteranno dinamicamente nei campi dell'User Picker in tempo reale.
  • I proprietari dei documenti potranno:
    
    • Popolare questo tipo di campo con utenti singoli o multipli selezionati da un elenco di tutti gli utenti disponibili su Clausematch.
    • Permettiamo di mantenere gli utenti disabilitati come valore, ma non diamo la possibilità di trovare e selezionare gli utenti disabilitati.
      
      • Evidenzieremo tali campi con utenti che sono stati disabilitati sulla piattaforma per individuare eventuali incoerenze nei dati.
  • Gli utenti con i permessi di Creare campi di metadati o di Amministratore di sistema potranno:
    
    • Creare un campo personalizzato per la selezione dell'utente che contenga i nomi e l'e-mail di tutti gli utenti (compresi quelli disabilitati) che hanno accesso a Clausematch nell'istanza, in modo che i proprietari dei documenti possano catturare accuratamente queste informazioni nel documento.
    • Non è possibile impostare valori predefiniti per gli utenti disabilitati.
  • Quando si filtrano i documenti in base ai nuovi campi User Picker
    
    • Permettiamo di scegliere un utente indipendentemente dal suo stato di disabilità/abilitazione.
  • Aree interessate
    
    • Amministrazione dei metadati
    • Segnalazione dei documenti
    • Metadati del documento
    • Ricerca dei documenti
    • Metadati utente
• Limitazioni: 
  
  • Gli utenti potranno selezionare solo gli utenti che hanno accesso al CM.
  • Non c'è la possibilità di controllare se si tratta di un campo a selezione multipla o singola
  • Non c'è la possibilità di selezionare un gruppo
  • Non c'è la possibilità di scegliere quali informazioni sull'utente visualizzare: ora sono il nome completo e l'e-mail.
  • Nei filtri dei documenti:
    
    • Non forniremo alcuna indicazione visiva sullo stato di disabilità dell'utente.

• Casi d'uso:
  
  • Amministrazione dei dati più efficiente: Possibilità di creare e modificare i metadati degli utenti.
  • Ingerire i dati HR nella piattaforma per personalizzare l'esperienza dell'utente e supportare il processo aziendale.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Sono stati introdotti nuovi passaggi, "Entità", per la creazione e l'aggiornamento dei campi personalizzati.
    
    • Le Entità configurate per ogni campo personalizzato devono essere definite e non possono essere vuote.
    • I campi personalizzati possono essere utilizzati in diverse entità della piattaforma, come Utente, Documento o entrambe.
      
      • Sono state introdotte ulteriori funzionalità nel modulo Amministrazione > scheda Campi personalizzati per consentire la gestione di queste funzionalità:
        
        • Nuova colonna - Entità per osservare dove sono utilizzati i campi personalizzati.
        • Filtro rapido - per visualizzare i campi relativi a specifiche Entità della piattaforma
        • Ordinamento - per ordinare i campi in base alle Entità della piattaforma.
  • Tutti i campi personalizzati esistenti saranno automaticamente migrati all'Entità della Piattaforma: Documenti.
  • L'uscita dall'API subirà un impatto. Vedere le modifiche nella sezione API
  • La creazione di metadati con il tipo di entità Utente crea valori per tutti gli utenti del sistema.
  • L'eliminazione dei metadati o la revoca del tipo di entità Utente archiviano i valori dei metadati utente.
  • I metadati con il solo tipo di entità Utente non saranno visualizzati nei Documenti.
  • Il filtraggio dei documenti basato sui metadati non funzionerà nei casi in cui i metadati avevano il tipo di entità Documento, ma poi sono stati revocati.
  • La revoca del tipo di entità Documento dovrebbe causare la rimozione dei metadati dalle schermate dei metadati che li utilizzavano. 
• Limitazioni:
• Non c'è la possibilità di visualizzare i metadati dell'utente sulla piattaforma, tranne che nel modulo Admin. Questo aspetto sarà affrontato nella prossima versione.
• La modifica di alcuni tipi di informazioni sensibili può essere limitata per mantenere la privacy degli utenti e la sicurezza dei dati.
• ⚠️ Per i clienti con più di 40.000 utenti: Quando si aggiunge un nuovo campo personalizzato per l'entità Utente, si noti che il backend impiegherà più tempo per elaborare la richiesta prima di poter visualizzare e utilizzare questo campo per i propri utenti. A causa di limitazioni delle prestazioni, l'aggiunta di metadati potrebbe causare un errore di timeout. In questi casi, è importante notare che il sistema sta ancora elaborando la richiesta e che il campo appena creato sarà aggiunto a tutti gli utenti.

• Dipendenze e impatto:
  • La conversione di un campo personalizzato "multi-selezione" molto utilizzato in un campo "a selezione singola" può causare conflitti con le opzioni multiple precedentemente selezionate, compromettendo l'integrità e la validità dei dati.
    Pertanto, gli amministratori devono considerare attentamente fattori quali l'utilizzo del campo e la coerenza dei dati prima di avviare la conversione.
  • La conversione del campo "multi-selezione" in "selezione singola" avrà un impatto su tutti i documenti che utilizzano questo campo.
    Verrà evidenziato ai proprietari dei documenti che questo campo contiene dati non validi e che devono selezionare solo un'opzione.

• Dipendenze e impatto:
  • Migrazione: La migrazione aggiungerà gli ID alle opzioni presenti nei metadati di selezione, in modo da poter indirizzare le opzioni specifiche e aggiornarne i valori.
  • API modificate: Creazione/aggiornamento del campo Select dei metadati. Questo vale sia per l'API interna che per l'API di Clausematch.
• Esempi di comportamento:
  • Scelta - A, B, C

Caso uno

• • • Il documento ha B - come selezionato
    • Azione: Eliminare la scelta "B"
    • Attuale - La scelta B è mostrata come selezionata - Mostra problemi di convalida (necessario risolvere)
    • Vecchia versione - La scelta B è mostrata come selezionata

Caso due

• • • Il documento ha una scelta A - come selezionata
    • Azione: aggiornare la scelta A in AX:
    • Attuale - La scelta è presentata AX
    • Vecchia versione - La scelta è presentata AX

• Dipendenze e impatto:
  
  • Pannello di amministrazione
    
    • Il campo Descrizione è stato aggiunto al modulo di modifica delle schermate.
    • Il campo Descrizione è stato aggiunto alla tabella Schermi.
  • Impostazioni del documento/template
    
    • È stata aggiunta la descrizione alla selezione delle schermate nella scheda Layout.

• Limitazioni:
  
  • La funzionalità di ricerca è insensibile alle maiuscole e alle minuscole, il che significa che i risultati vengono recuperati indipendentemente dal fatto che la parola chiave sia in maiuscolo o in minuscolo.

• Limitazioni:
  
  • La funzionalità di ricerca è insensibile alle maiuscole e alle minuscole, il che significa che i risultati vengono recuperati indipendentemente dal fatto che la parola chiave sia in maiuscolo o in minuscolo.

• Casi d'uso:

1. Valutazione del controllo di qualità dei metadati dei documenti.
2. Visualizzazione personalizzata delle informazioni sui documenti (metadati) in formato tabellare.
3. Identificazione di dati mancanti o errati nei documenti.
   
   

• Dipendenze e impatti a valle:

• • Nelle impostazioni della colonna Tabella:
    
    • Si possono trovare tutti i campi di sistema e personalizzati presenti sulla piattaforma.
    • Le colonne selezionate sono ordinate in ordine di visualizzazione, mentre quelle non selezionate sono ordinate in ordine alfabetico.
  • Tutte le colonne di metadati possono essere trascinate, ridimensionate e appuntate.
  • L'utente può visualizzare metadati di testo su più righe facendo clic sulla cella dei metadati.
  • Tutte le impostazioni della tabella vengono memorizzate in locale e non vengono 
    cancellate dopo un nuovo caricamento o un logout.
  • ‼️ Quando si selezionano molte colonne, la tabella avrà uno scorrimento orizzontale, quindi non dimenticate di scorrere.
• Limitazioni:
  • Il tempo di caricamento iniziale della vista Tabella può arrivare a diversi secondi se ci sono più di 40 campi personalizzati del documento.

Casi d'uso:

• Valutazione del controllo di qualità dei metadati dei documenti.
• Visualizzazione personalizzata delle informazioni sui documenti (metadati) in formato tabellare.
• Configurazioni diverse delle colonne per le cartelle archiviate e le altre cartelle.
• Visualizzare i documenti archiviati per il periodo.
• È necessario filtrare i documenti per Data di pubblicazione: Prima: Oggi E per Data di archiviazione: Dopo: Specificare la data o il periodo.

• Dipendenze e impatti a valle:

• • Archivia in e Archivia per mostra informazioni sull'utente che ha archiviato il documento e sulla data in cui si è verificato l'evento.
    
    • L'azione archiviata non viene memorizzata nell'attività del documento e non influisce sulla data di ultima modifica. Tuttavia, è l'ultima azione dell'utente che si è verificata con il documento.
• Limitazioni:
  
  •  Gli utenti possono avere 1 configurazione di colonne per la vista tabella per la cartella Archivio e 1 configurazione di colonne per la vista tabella per le altre cartelle.

• Casi d'uso:
  
  • Aggiunta di nuovi utenti ai documenti archiviati per poterli disarchiviare.
  • Risposta rapida a richieste urgenti di recupero di documenti.
  • Riduzione della dipendenza da un supporto esterno per il controllo dell'accesso ai documenti.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  •  N/D
• Limitazioni:
  
  • I responsabili dei documenti e i superadmin potranno gestire queste azioni in blocco sui documenti archiviati e incompleti.

• Configurazione predefinita per la cartella Archiviati: 
  
  • Titolo del documento
  • Categorie
  • Archiviato in
  • Archiviato da
  • Rilasciato a
  • Rilasciato da
  • Pubblicato a
  • Pubblicato da
  • Azioni
• Configurazione predefinita per Altre cartelle:
  
  • Titolo del documento
  • Versione
  • Fase
  • Categorie
  • Modificato in
  • Modificato da
  • Rilasciato a
  • Rilasciato da
  • Pubblicato a
  • Pubblicato da
  • Preferito
  • Azioni
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  •  La colonna "Preferiti" è stata spostata più vicino alla colonna Azioni.

Tasto di scelta rapida: Cmd/Ctrl + \

• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Il contenuto e lo stato del pannello sinistro persisteranno durante l'aggiornamento della pagina e la navigazione in altre pagine, assicurando che la preferenza di layout scelta rimanga coerente.
  • Quando si espande il pannello sinistro, viene ripristinato lo stato precedente, compreso il filtro delle categorie.

• Casi d'uso:
  
  • Gestione semplificata delle scadenze dei documenti con tempistiche precise
  • Integrazione perfetta di template e bozze di documenti
  • Generazione accurata di notifiche del flusso di lavoro in seguito alla revisione dei documenti.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Il ricalcolo delle scadenze delle fasi si applica solo ai documenti creati da template e riportati in modalità "Bozza".
  • Le scadenze vengono ricalcolate in base a intervalli di scadenza predeterminati, come specificato nelle impostazioni del template, e possono essere regolate manualmente nel documento. 
• Limitazioni:
  
  • Il ricalcolo delle scadenze non si applica alle bozze di modifiche non sostanziali.
    Queste sono progettate per un'esecuzione rapida e non richiedono scadenze modificate.

• Casi d'uso:
  • Identificazione rapida degli utenti con accesso disabilitato.
  • Gestione efficiente delle autorizzazioni dei documenti.
  • Facile implementazione del cambio di ruolo per gli utenti del portale.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Le informazioni sul livello di accesso saranno visibili
    
    • nella scheda utente nelle impostazioni del documento o nel modale di invito massivo
    • nell'elenco degli utenti aggiunti nelle impostazioni del documento.
  • Le informazioni sullo stato di disabilitazione saranno visibili nell'elenco degli utenti aggiunti al documento.
• Limitazioni:
  
  • Non è possibile aggiungere utenti ai documenti a meno che non siano state concesse loro le autorizzazioni di accesso nel software Policy Management.
    
    1. Questa funzione non consente di configurare autorizzazioni aggiuntive per i documenti per gli utenti che non hanno accesso al modulo Policy Management.
  • Questa funzione non concede automaticamente le autorizzazioni al modulo. È necessario che l'utente o il gestore/amministratore degli utenti regoli manualmente le autorizzazioni degli utenti.

• Casi d'uso:
  
  • Visualizzazione personalizzata delle attività in base alle esigenze dell'utente.
    
    1. Miglioramento della gestione delle attività grazie alla segregazione delle attività in base a vari attributi.
  • Aumento della produttività concentrandosi su attività specifiche per ogni tipo.
  • Gestire le scadenze ordinando le attività per data di scadenza.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • L'utente assegnatario è impostato come opzione predefinita.
  • I filtri applicati vengono salvati anche se la pagina viene ricaricata o l'utente passa ad altre pagine.
  • Reimposta filtri: cancella tutti i filtri e imposta l'assegnatario sull'utente corrente.
• Limitazioni:
  
  • Se si applica il filtro 'Data di scadenza', le attività senza data di scadenza verranno filtrate.
  • Il filtro Documento permette di selezionare solo 1 documento.

• Casi d'uso:
  
  • Raccogliere ulteriori dettagli per i compiti di tipo Evidence.
• Limitazioni:
  
  • I formati di file video consentiti sono MP4, AVI, MOV.
  • La dimensione del file è limitata a 50 MB.
  • La versione attuale non include la funzionalità di regolazione del limite di dimensione del file.

• Casi d'uso:
  • Migliorare il processo decisionale fornendo un contesto aggiuntivo sugli utenti.
    • Ad esempio, è possibile aggiungere informazioni sul manager di linea per il processo di escalation o di delega dell'approvazione.
  • Arricchire il report con i dati degli utenti.
    • Ad esempio, è possibile ottenere maggiori informazioni sui reparti che hanno visualizzato i documenti in base alle informazioni sugli utenti.
• Dipendenze e impatti a valle:
  • Ordinamento dei campi:
    • Nome
    • Cognome
    • e-mail
    • Nome utente
    • ID esterno
    • Campi personalizzati ordinati in ordine alfabetico
• Limitazioni:
  • Il pulsante Salva salva entrambe le schede, Metadati e Autorizzazioni, e chiude il modulo.

• Casi d'uso:
  
  • Possibilità di visualizzare e rivedere i collegamenti dei documenti esistenti.
  • Individuazione e risoluzione rapida delle lacune di collegamenti.
  • Creazione efficiente di nuovi collegamenti tra documenti direttamente dalla barra laterale.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • È stata rimossa la vecchia modalità di aggiunta di un collegamento attraverso il menu Collegamento dati e la modale dei collegamenti.
  • La sezione dei tag è stata rimossa dalla barra laterale dei collegamenti
  • È stata introdotta una nuova interfaccia utente per la barra laterale dei collegamenti.
    
    1. Il nuovo modo di creare un collegamento da documento a documento o da paragrafo a documento - Inline: basta iniziare a digitare il nome del documento.
       
       1. Gli utenti possono collegare i documenti indipendentemente dall'accesso alla visualizzazione/modifica del documento.
       2. Gli utenti possono iniziare ad aggiungere collegamenti a paragrafi facendo clic sull'icona "Apri documento in Split View" durante la ricerca del nome del documento.
       3. Se un documento è già collegato a un altro documento, l'utente vedrà un'icona di "collegamento" per evidenziare che il documento è già collegato.
    2. Tutti i collegamenti saranno raggruppati per documento.
       
       1. Tutti i collegamenti ai paragrafi avranno un'etichetta che indica come sono stati collegati (da paragrafo a paragrafo o da paragrafo a documento).
       2. Se un documento ha collegamenti solo a livello di paragrafo, verranno mostrate un'icona e informazioni aggiuntive per evidenziarlo.
    3. Gli utenti potranno filtrare e identificare i collegamenti esistenti nella gerarchia dei tipi di documento, lo stato dei collegamenti e i tag.
  • È inoltre possibile esportare i collegamenti a livello di paragrafo nel documento (File → Esporta in XLSX) tramite un pulsante Esporta nella barra laterale.
• Limitazioni:
  
  • L'utente non ottiene l'accesso al documento con l'aggiunta di quest'ultimo: deve passare attraverso il normale processo di "richiesta di accesso" se desidera farlo, ad esempio aggiungere collegamenti a paragrafi.
  • In questa versione, nulla replica la possibilità di avere una casella a comparsa per vedere le categorie e i documenti e quindi collegarsi a più documenti.

• Casi d'uso:
  • Maggiore visibilità dei tipi di documenti associati ai rispettivi collegamenti.
  • Individuazione e gestione semplificata delle relazioni tra documenti e collegamenti.
  • Identificazione e riempimento efficiente delle lacune nelle gerarchie di documenti.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Il filtro supporta la selezione di più tipi di documenti.
  • Le funzionalità relative ai tipi di documento possono essere attivate/disattivate sull'istanza.
• Limitazioni:
  
  • N/D

• Dipendenze e impatto:
  
  • Rimuoviamo il popup che richiede la conferma della modifica di paragrafi con collegamenti in corso.
  • Rimuoviamo il popup che richiede la conferma a livello di documento quando il collegamento cambia.

• Casi d'uso:
  
  • Ricerca semplificata e rapida delle policies in base alle date di pubblicazione.
  • Miglioramento della facilità di accesso alle policies appena pubblicate.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  •  Il "Filtro data di pubblicazione" sarà visualizzato per impostazione predefinita, ma non avrà alcun valore preimpostato.
• Limitazioni:
  
  • N/D

• Casi d'uso:
  
  • Creazione e gestione di massa di campi di metadati.
  • Aggiornamento rapido dei campi di metadati in base alle modifiche.
  • Eliminazione su scala dei campi di metadati quando non sono più necessari.
  • Sincronizzazione automatica dei campi di metadati tra Clausematch e gli strumenti interni.
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Nessun impatto sull'API esistente
  • Metadati
  • Metadati del documento
  • Metadati utente
• Limitazioni:
  
  • Nessuna operazione in blocco. Non è possibile creare o aggiornare più campi personalizzati contemporaneamente.
  • Il successo di queste operazioni dipende fortemente dall'accuratezza e dagli aggiornamenti regolari dei sistemi interni dei clienti.
  • Non ci sono opzioni di rollback, quindi si prega di testare l'integrazione prima di applicarla ai dati reali.

• Casi d'uso:
  
  • Consolidamento delle informazioni relative agli utenti.
  • Miglioramento della gestione dei dati degli utenti.
  • Sincronizzazione dei dati HR degli utenti con una fonte di verità. 
• Dipendenze e impatti a valle:
  
  • Aggiornamento dell'API esistente per la ricerca degli utenti. L'oggetto risposta viene esteso con i metadati dell'utente.
  • Aggiornamento dell'API esistente per l'aggiornamento in blocco degli utenti per richiedere il template di aggiornamento aggiunto.
• Limitazioni:
  
  •  ⚠️ Modifica di rottura, il campo obbligatorio metadataValues deve essere aggiunto a CreateOrUpdateUserPayload:
    
    
    • POST https://dev.clausematch.com/api/public-api/v0.0.1/users.bulk
      Autorizzazione: Bearer <token>
      Tipo di contenuto: application/json
      
      [
        {
          "action": "createOrUpdate",
          "payload": {
            "email": "test@example.com",
            "firstName": "Lorem",
            "cognome": "Ipsum",
            "externalId": "test@example.com",
            "authorities": ["user", "superadmin"],
            "metadataValues": []
          }
        }
      ]