Note di Rilascio 2024.3

Introduzione

Questa release trimestrale contiene quanto segue:

• ⛳ Sintesi delle modifiche
• 🧿 Nuove funzionalità

  • 1. Collezioni 🗄️

    • 🔥 1.1 Organizzare i documenti in Collezioni
    • 1.2 Miglioramenti a ❇️
  • 2. Repository di documenti 📂 
    • ⚡️ 2.1 Lavorare con i filtri in modo più guidato
    • 🔥 2.2 Filtrare i documenti per versione rilasciata e visualizzare i metadati correlati
    • 2.3 Visualizzare e filtrare per età della fase del documento
    • 🔥 2.4 Ricerca di documenti di modifica per titolo e contenuto
    • 2.5 ❇️ Miglioramenti
    •  2.6 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo
  • 3. Documento 📄
    • ⚡️ 3.1 Navigare e gestire le versioni dei documenti con facilità
    • ⚡️ 3.2 Aggiornare i metadati per la versione richiesta del documento
    • ⚡️ 3.3 Scegliere quali campi di metadati mostrare durante la transizione alla fase
    • 3.4 Visualizzare le modifiche ai metadati nell'attività del documento
    • 3.5 ❇️ Miglioramenti
  • 4. Pannello di configurazione ⚙️
    • ⚡️ 4.1 Messa a punto della configurazione della piattaforma tramite il nuovo Pannello di configurazione
    • 4.2 Controllo delle funzionalità disponibili
    • 4.3 Ottimizzare l'interfaccia utente per il documento
    • ⚡️ 4.4 Configurare le impostazioni di notifica predefinite
    • ⚡️4.5 Configurazione del messaggio introduttivo con testo ricco per una migliore guida dell'utente
  • 5. Flusso di lavoro 🦾
    • 5.1 Creare una nuova versione o modificare la versione corrente con un clic
    • 5.2 Visualizzare e risolvere le azioni in sospeso per completare la fase
    • 5.3 ❇️ Miglioramenti
    • 5.4 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo
  • 6. Metadati 🧾
    • 6.1 Gestione dei campi dei metadati di sola lettura tramite le schermate di metadati
  • 7. Tagging 🏷️
    • 7.1 Esportazione della vista tabella dei paragrafi contrassegnati in un file CSV
    • 7.2 Visualizzare tutti i tag disponibili quando si aggiungono a documenti o paragrafi
    • 7.3 Miglioramenti ❇️
  • 8. Attestazioni ☑️
    • 8.1 Esportazione di tutte le attestazioni o di singole attestazioni in ogni versione di documento
    • 8.2 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo
  • 9 Automazione ⚡
    • 9.1 Utilizzo di valori intelligenti nel campo Destinatari per l'azione Invia e-mail
    • 9.2 Miglioramenti a ❇️
    • 9.3 💢 Panoramica delle modifiche nell'interfaccia utente e nel testo
• 🐞 Correzioni di bug e miglioramenti
  •  ❇️ Miglioramenti
    • Policy Management
    • Sul portale
  • 🐞 Bug importanti che sono stati risolti
    • Policy Management
    • Policy Portal
    • Integrazioni

 
Per qualsiasi domanda, inviate un'e-mail a support@corlytics.com e vi assisteremo ulteriormente.
__________________________________________________________________________________

⛳ Sintesi delle modifiche

La nostra ultima versione, la 2024.3, introduce diversi miglioramenti volti a migliorare l'autonomia del cliente, la gestione dei metadati e il monitoraggio dell'avanzamento dei documenti:

1. Configurazione della piattaforma tramite interfaccia utente: Questa funzione consente ai clienti di regolare in modo indipendente le impostazioni della piattaforma, consentendo un'adozione più rapida delle nuove versioni senza dover ricorrere all'assistenza del nostro team di supporto.
2. Gestione dei metadati migliorata: Abbiamo implementato la modifica dei metadati per le vecchie versioni dei documenti e i controlli avanzati. Questo miglioramento riduce il tempo dedicato alle attività sui metadati e migliora l'accuratezza dei dati.
3. Miglioramento del monitoraggio dell'avanzamento dei documenti: Abbiamo aggiornato la funzionalità di ricerca, introdotto le Collezioni per una migliore organizzazione dei documenti e aggiunto i valori Smart all'automazione. Questi miglioramenti consentono agli utenti di avere una visione più chiara dell'ambito e dell'avanzamento del lavoro, con conseguente completamento più tempestivo dei documenti e cicli di approvazione più rapidi.

Questi miglioramenti sono stati pensati per snellire i flussi di lavoro, aumentare l'efficienza e fornire un maggiore controllo ai nostri clienti, con il risultato di migliorare i risultati e la soddisfazione.

🧿 Nuove caratteristiche

1. Collezioni 🗄️

Policy Management & Portal
Le collezioni sono ora presenti nel modulo Policy Management.

Se si cercano spesso documenti che rispondono a determinati criteri, è possibile salvare la ricerca come Collezione con titolo, query, filtri, ordinamento e visualizzazione personalizzati. Una volta salvata, questa collezione può essere facilmente condivisa con altri, semplificando il flusso di lavoro e migliorando la condivisione delle informazioni all'interno del team.

1.1 Organizzare i documenti in collezioni

Policy Management

Con il nuovo aggiornamento, è possibile creare e salvare collezioni con filtri, query di ricerca, visualizzazioni, titoli unici e descrizioni utilizzando l'esperienza introdotta nel Portale.

L'aggiornamento consente di condividere queste collezioni con vari utenti e gruppi. Infine, la funzione offre una vista delle vostre azioni, come le approvazioni in sospeso. È anche possibile configurare la visualizzazione di uno Stato di avanzamento che indica il numero di documenti non ancora in fase di rilascio.

Gestione delle collezioni di Policy Management

 

1.2 ❇️ Miglioramenti
Tutti i moduli 

1.2.1 ‼️ Ora è possibile riorganizzare l'ordine delle collezioni secondo le proprie preferenze.

‼️ Sul Portale: Quando si modifica l'ordine nella barra laterale, questo viene applicato anche alla schermata iniziale, dove vengono mostrate le prime 5 collezioni dell'elenco.

Ordinamento delle collezioni: Quando si verificano eventi di questo tipo, la collezione viene posizionata in cima all'elenco:

• • quando viene creata una nuova collezione
  • quando la collezione viene condivisa con un utente
  • quando la collezione viene nascosta

Gestire le collezioni in Policy Management

1.2.2 ‼️ Abbiamo anche introdotto l'opzione Nascondi/Mostra, che consente di gestire la visibilità delle collezioni.

In questo modo è possibile visualizzare tutte le collezioni nascoste nella barra laterale.

Le collezioni nella sezione Nascosta saranno ordinate in ordine alfabetico

1.2.3 🔥 Ora salveremo lo stato dei filtri In Titolo e Contenuto in modo che possiate continuare a cercare nel giusto ambito.

Sul Portale
1.2.4 ‼️ Per coloro che sono interessati allo stato dell'abbonamento, gli aggiornamenti sono disponibili nella pagina delle Collezioni e nella barra laterale delle Collezioni, migliorando l'esperienza dell'utente.

1.2.5 ‼️ Per migliorare le notifiche via e-mail, la funzione di sottoscrizione considera ora le informazioni relative alla data e all'ora di pubblicazione.
Ciò consente di inviare informazioni corrette sulle nuove versioni dei documenti per un periodo selezionato.

Ad esempio, se si sceglie di ricevere gli aggiornamenti ogni giorno alle 14:00, verranno inviate informazioni su tutti i nuovi documenti pubblicati tra le 14:00 di ieri e le 14:00 di oggi.

1.3 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo

In tutti i moduli

1.3.1 ‼️ Modificato il nome e l'icona delle opzioni di condivisione “Pubblico” in Tutti gli utenti nelle Collezioni.

 
Sul Portale
1.3.2 Sezione Novità nella pagina iniziale del portale:

• Abbiamo cambiato la posizione dei filtri per renderli più facilmente individuabili.
• Abbiamo aggiornato il testo segnaposto per lo stato vuoto.
• ‼️ Quando gli utenti cancellano i filtri, li ripristiniamo allo stato predefinito: Data di pubblicazione - Nessuna, Collezione - Tutti i documentiNessuna, Collection - Tutti i Documenti

2. Repository dei documenti 📂

Policy Management & Portale
Sono stati introdotti diversi miglioramenti per migliorare il consumo di informazioni nel modulo Policy Management. Questo vi aiuterà a trovare più rapidamente le informazioni chiave.

⚡️ 2.1 Lavorare con i filtri in modo più guidato

Policy Management

È ora possibile lavorare con i pulsanti dei filtri in modo più intuitivo, analogamente all'esperienza del Portale. Inoltre, è possibile operare con filtri preselezionati e configurare l'ordinamento proprio come si è abituati a fare nel Portale. Questa funzione garantisce anche una perfetta compatibilità con la nostra nuova interfaccia utente.

Ricerca di documenti in Policy Management

 

🔥 2.2 Filtrare i documenti per versione rilasciata e visualizzare i metadati correlati

Policy Management

Con questo nuovo aggiornamento, è ora possibile filtrare i documenti nel repository in base al loro “Tipo di versione”.

Ciò significa che è possibile isolare facilmente le versioni “Bozza”, che includono tutti i documenti la cui ultima versione non è ancora stata rilasciata, e le versioni “Rilasciate”, che mostrano il documento e la sua ultima versione rilasciata con i relativi metadati.

Potrete anche navigare verso la versione corretta a seconda del filtro applicato. Il tutto per rendere la ricerca più efficiente!

Ricerca di documenti in Policy Management

2.3 Visualizzazione e filtro per età della fase del documento

Policy Management

È ora possibile visualizzare il numero di giorni in cui ogni documento si trova nella fase corrente, ad esempio “30 giorni” in una determinata fase. Inoltre, passando il mouse sull'età della fase, è possibile visualizzare la data in cui il documento è stato spostato in quella fase.

È anche possibile filtrare i documenti in base alla loro fase e alla loro età, rendendo la gestione dei documenti più informativa ed efficiente.

Ricerca dei documenti in Policy Management

 

🔥 2.4 Ricerca di documenti di modifica per titolo e contenuto

Portal

È ora possibile cercare i documenti di modifica per titolo e contenuto, con grande visibilità e facile accessibilità. Questa funzione garantisce che le modifiche siano trattate come gli altri documenti nelle ricerche, senza restrizioni sulla ricerca dei contenuti.

Ricerca e visualizzazione del documento originale o delle modifiche correlate

 

2.5 ❇️ Miglioramenti

In tutti i Moduli

2.5.1 ‼️ Per i filtri dei metadati utente: rendiamo più facile la selezione per trovare rapidamente le voci correlate.

La vostra scheda utente sarà la prima dell'elenco, mentre le altre saranno filtrate in ordine alfabetico.

On Policy Management

2.5.2 Abbiamo introdotto nuovi filtri di sistema: È archiviato, È preferito, È incompleto.

2.5.3 ‼️ Abbiamo introdotto un nuovo filtro: Tipo di approvazione. Consente di cercare le approvazioni in base al loro tipo. Ad esempio, è possibile trovare tutti i documenti che hanno un'approvazione in sospeso.
2.5.4 ‼️ Abbiamo anche migliorato la visualizzazione delle approvazioni per indicare il loro stato: In attesa, Rifiutato o Approvato.

Inoltre, forniamo informazioni chiare sulle approvazioni a livello di documento e di paragrafo.

 2.6 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo

In all Modules

2.6.1 Abbiamo aggiunto un tooltip sui numeri delle categorie, indicando a cosa si riferisce il numero in questione.

2.6.2 Abbiamo aggiornato l'interfaccia utente (rendendola più compatta) per i filtri selezionati, per chiarire quali filtri e opzioni vengono scelti.

On Policy Management

2.6.3 Visualizzate le informazioni sulla versione del documento all'interno della vista elenco del documento stesso.

2.6.4 Migliorata la codifica dei colori delle icone dei documenti nella vista tabella

2.6.5 Modificata l'icona dei documenti archiviati

2.6.6 ‼️ Abbiamo aggiornato la dicitura utilizzata nella colonna Scadenza fase da “entro 9 giorni” a “mancano 9 giorni”.

On Portal

2.6.7 ‼️ Modificato il nome e l'icona delle opzioni di accesso Publico  in Tutti gli UtentiTutti gli utenti del repository.

2.6.8 È stata introdotta una codifica cromatica per i filtri rapidi “Nuovi documenti” e “Nuova versione”, per una più chiara distinzione visiva.

3. Documento 📄

Policy Management

Con questo nuovo aggiornamento, è ora possibile gestire i metadati per le versioni pubblicate di un documento anche dopo l'avvio di una nuova bozza. Ciò significa che è possibile modificare e aggiornare i metadati indipendentemente dal documento in vigore e dalla bozza, garantendo una maggiore precisione e pertinenza dei dati.

⚡️ 3.1 Navigare e gestire le versioni dei documenti con facilità

🔥 Cambiamenti nell'attuale modo di lavorare 🔥

Ora siete in grado di gestire i vostri documenti con un sistema di versioning meglio organizzato. Potrete identificare facilmente la versione di un documento con cui state lavorando, grazie alle intestazioni colorate in modo diverso a seconda dello stato del documento: bianco per le bozze, blu per l'ultima versione rilasciata e scuro per le altre versioni.

Passando il mouse sulla versione, si possono vedere dettagli fondamentali come le date di creazione, rilascio e pubblicazione. Le versioni più importanti, come la 1.0 e la 2.0, sono facilmente riconoscibili.

Visualizzazione e confronto delle versioni

 

⚡️ 3.2 Aggiornamento dei metadati per la versione richiesta del documento

🔥 Cambiamenti nell'attuale modo di lavorare 🔥

Con i nuovi miglioramenti, non si è più limitati alla versione corrente dei documenti quando si apportano modifiche ai metadati. È ora possibile aggiornare liberamente i metadati su qualsiasi versione di un documento in base alla configurazione fornita dalla schermata Metadati. Insieme alla possibilità di specificare campi di sola lettura, ora avete il pieno controllo sulla gestione degli aggiornamenti delle versioni pubblicate dei vostri documenti.

Queste funzionalità sono utili quando si lavora su una nuova versione in bozza del documento e si devono aggiornare alcuni campi, come le informazioni di contatto, per una versione pubblicata sul portale.

Visualizzazione e confronto delle versioni

 

⚡️ 3.3 Scegliere quali campi di metadati mostrare durante la transizione al palcoscenico

L'ultima versione offre ulteriori opzioni per specificare i campi di metadati con cui lavorare. Ora è possibile scegliere schermate di metadati per le transizioni, come “Passa alla bozza”, “Passa al rilascio” e “Passa a [fase personalizzata]”.

Questa funzione vi aiuta a definire esattamente quali campi devono essere completati durante il passaggio ad altre fasi. Sono stati aggiunti anche utili tooltip e descrittori dei nomi per far capire quando e dove la schermata dei metadati sarà applicabile.
 

Selezionare il layout del documento

 

3.4 Visualizzazione delle modifiche ai metadati nell'attività Documento

È ora possibile visualizzare gli eventi di modifica dei metadati direttamente nell'attività Documento. Questo include la visualizzazione dei dettagli delle modifiche: le differenze prima e dopo gli aggiornamenti. È anche possibile filtrare gli eventi di metadati per visualizzare tutte le modifiche e navigare facilmente verso il campo di metadati richiesto.

Visualizza la timeline dell'attività del documento

 

3.5 ❇️ Miglioramenti

3.5.1 ‼️ Abbiamo unificato la tendina di selezione della versione per fornire informazioni chiare sul tipo di versione: Bozza, Ultima versione rilasciata, Altro, e indicare chiaramente il numero di versione. Questo avrà effetto sulla tendina Confronta versioni e sulla tendina di selezione della versione nei template di esportazione.

3.5.2 Abbiamo eliminato le restrizioni nei template di esportazione che impedivano di selezionare versioni diverse da esportare quando si utilizzava una versione precedente di un documento.

3.5.3 ‼️ Poiché è possibile confrontare le versioni solo con le versioni precedenti, abbiamo nascosto il pulsante di confronto delle versioni per la prima versione di un documento.
3.5.4 ‼️ Collegamento accurato dei documenti nei file XLSX esportati
È ora possibile garantire che i collegamenti nei documenti XLSX esportati portino direttamente alla versione corretta del documento.

Quando si esporta il documento in formato XLSX, i collegamenti ai paragrafi puntano alla versione corretta del documento, come previsto. 

3.5.5 🔥 Pagina del titolo: Mantenere il contenuto sulla stessa pagina
Ora è possibile garantire che i contenuti rimangano nella stessa pagina del titolo visualizzata nell'interfaccia utente. Abbiamo fatto in modo che quando il contenuto raggiunge un'altezza di 880 pixel, un nuovo indicatore indica che qualsiasi contenuto aggiuntivo continuerà nella pagina successiva. Anche le immagini e le tabelle che superano questa linea verranno spostate nella pagina successiva, mantenendo il layout pulito e ordinato.

Verranno rimossi i messaggi di avviso quando il contenuto raggiunge un'altezza di 880 pixel.

3.5.6 ‼️ Stili di testo normali applicati alla pagina del titolo
È ora possibile fare in modo che il testo della pagina del titolo erediti lo stile di carattere impostato in “Stili di testo” per “Normale”. In questo modo, quando si crea un documento e si personalizza lo stile di testo Normale, questo verrà automaticamente applicato anche alla pagina del titolo, mantenendo l'aspetto del documento coerente. 

3.5.7 ‼️ Modifica dei metadati quando si spostano i frammenti in Bozza
È ora possibile inserire i metadati quando si spostano i frammenti in bozza! In precedenza, lo spostamento di un frammento in bozza non richiedeva la modifica dei metadati. In questo modo è possibile aggiornare tutte le informazioni necessarie in modo efficiente.

4. Pannello di configurazione ⚙️

Panello di Amministrazione

Per risolvere le difficoltà nell'adozione di nuove versioni o funzionalità, dovute alla necessità di controlli aggiuntivi e di tempo, abbiamo introdotto la  configurazione della piattaforma tramite l'interfaccia utente, consentendo di regolare le impostazioni della piattaforma in modo indipendente.

Ora è possibile scoprire e regolare le funzionalità della piattaforma senza dover contattare il team di supporto.

⚡️ 4.1 Configurazione della piattaforma tramite il nuovo pannello di configurazione

Grandi novità! Con questa nuova versione, avrete un maggiore controllo sulle funzionalità della piattaforma. In base alle vostre esigenze e al vostro utilizzo, potete ora scegliere quali funzionalità attivare e quali disattivare.

Potete anche personalizzare il modo in cui le funzionalità appaiono sull'interfaccia utente, garantendo un'esperienza d'uso più fluida e personalizzata. Inoltre, tutte le modifiche saranno immediatamente attive per gli utenti.

4.2 Controllo delle funzionalità disponibili

Comprendiamo la vostra esigenza di uno spazio di lavoro pulito e organizzato. Per questo motivo vi abbiamo fornito nuove opzioni per gestire la visibilità di funzionalità quali Attività e Collegamenti.

Con questa nuova funzione, potete personalizzare il vostro spazio di lavoro attivando e disattivando le funzionalità Attività, Collegamenti, Tag, Dashboard del portale, Home Page, Attestazione e Domande e risposte.

Configurare la pagina del documento e le attività
Configurare il portale dei criteri per gli utenti
Configurazione di notifiche, collegamenti e tag per gli utenti

 

4.3 Regolazione dell'interfaccia utente di Document

Ora è possibile regolare l'interfaccia del documento in base alle proprie preferenze.
Con questa nuova funzione di configurazione, è possibile definire l'opzione di visualizzazione predefinita per la visibilità dei metadati in ogni documento, stabilire l'ordine delle barre laterali nel documento e persino nascondere la barra di collegamento in un documento.

Configurazione della pagina del documento e delle attività per gli utenti
Configurazione di notifiche, collegamenti e tag per gli utenti

1. Dettagli

   • Casi d'uso:
     
     • Personalizzazione dell'interfaccia utente per migliorare l'accessibilità
     • Presentazione efficiente dei dati attraverso le opzioni di visualizzazione preferite
     • Riduzione al minimo delle distrazioni sullo schermo nascondendo gli elementi non necessari.
   • Dipendenze e impatti a valle:
     
     • Come funziona la configurazione del posizionamento del modulo dei metadati?
       
       • Innanzitutto, otteniamo il valore che l'utente salva. Nel caso in cui non sia impostato, lo ricaviamo dalla configurazione
     • Ordine predefinito delle barre laterali:
       
       1. Metadati (se è visualizzata come barra laterale)
       2. Attività
       3. Attività
       4. Le vostre approvazioni
       5. Filtraggio dei tag
       6. Modifiche suggerite
       7. Eccezioni
       8. Collegamenti
       9. Ricerca globale
   • Limitazioni:
     
     • ‼️ Nel pannello di configurazione, verranno sempre presentate tutte le barre laterali disponibili. All'interno del documento, si terrà conto delle funzionalità disattivate e si mostreranno solo le barre laterali disponibili.

⚡️ 4.4 Configurazione delle impostazioni di notifica predefinite

Questa funzione consente di controllare in modo più preciso le impostazioni di notifica. È possibile definire le preferenze di notifica predefinite per gli utenti e applicare le configurazioni per gli utenti selezionati. È anche possibile attivare o disattivare le notifiche per ogni modulo.

Inoltre, è possibile decidere quali e-mail di sistema specifiche, come “Utente aggiunto al gruppo” o “Sei stato invitato a Clausematch”, sono attivate o disattivate.

Configurare notifiche, collegamenti e tag per gli utenti

⚡️4.5 Configurare il messaggio introduttivo con testo ricco per migliorare la guida dell'utente

Portal

È possibile personalizzare il messaggio introduttivo per tutti gli utenti del portale, utilizzando un testo ricco per fornire una comunicazione chiara e coinvolgente.

In questo modo è possibile fornire informazioni essenziali su cosa aspettarsi dal Portale e includere collegamenti a risorse importanti, migliorando l'esperienza dell'utente.

Configurazione utenti del Policy Portal

 

5. Flusso di lavoro 🦾

Policy Management

La gestione quotidiana del flusso di lavoro è appena diventata più semplice.

5.1 Creazione di una nuova versione o modifica della versione corrente in un clic

🔥 Cambiamenti nell'attuale modo di lavorare 🔥

Con il nostro ultimo aggiornamento, ora è possibile ottimizzare il flusso di lavoro dei documenti in modo più efficiente. Facendo clic sul pulsante “Crea nuova versione”, si avvia immediatamente il processo di creazione di una nuova versione di bozza di un documento.

Inoltre, per i clienti che utilizzano il flusso di lavoro NMC (Non-Material Changes**)**, il pulsante “Modifica versione corrente” consente di iniziare a modificare la versione esistente del documento senza problemi. Entrambi i flussi di lavoro escludono tutte le finestre intermedie e portano direttamente alla creazione di una nuova versione o alla modifica di quella esistente, in modo rapido e diretto.

Redigere una nuova versione

 

5.2 Visualizzazione e risoluzione delle azioni pendenti per completare la fase

Con l'ultimo aggiornamento, è possibile rivedere tutte le azioni in sospeso che impediscono ai documenti di passare ad altre fasi. Questa funzione è particolarmente utile per i proprietari dei documenti che vogliono assicurarsi che nulla sia stato tralasciato o lasciato incompleto.

È possibile anticipare eventuali problemi, come approvazioni di documenti e paragrafi, paragrafi in attesa di eliminazione o metadati incompleti, prima di passare alla fase successiva.

Visualizzare e risolvere le azioni di fase in sospeso

 

5.3 ❇️ Miglioramenti

5.3.1 🔥 Approvazioni: Le approvazioni dei documenti ora mantengono lo stato dopo l'applicazione dei template.

Non dovete più preoccuparvi che il vostro stato di approvazione venga resettato ogni volta che qualcuno rilascia un nuovo template. Ora, quando qualcuno aggiorna un template, l'approvazione rimane senza passare in sospeso o inviare una seconda notifica. Ciò significa che il vostro flusso di lavoro rimarrà fluido e senza interruzioni.

5.4 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo

5.4.1 🔥 Abbiamo modificato il testo del pulsante: “Sposta in bozza” in ‘Crea nuova versione’.

6. Metadati 🧾

Admin Panel

Sono disponibili controlli avanzati per personalizzare i metadati modificabili in ogni versione del documento e impedire modifiche indesiderate.

6.1 Gestione dei campi dei metadati di sola lettura tramite le schermate dei metadati

La nuova funzione offre più opzioni per gestire i campi dei metadati. È ora possibile controllare quali campi di metadati sono di sola lettura direttamente dalla schermata dei metadati. Questa funzione aggiunge flessibilità e consente una gestione più efficiente dei flussi di lavoro di modifica dei campi.

 

Gestione delle schermate

 

7. Tagging 🏷️

Policy Management

Lavorare per fornire maggiori informazioni sul contenuto e per aiutare l'utente a etichettare i dati del contenuto del documento in modo efficiente.

7.1 Esportazione della vista tabella dei paragrafi taggati in un file CSV

Ora è possibile esportare in modo rapido e preciso il contenuto dei paragrafi taggati all'interno di Tag > Paragrafi. Con questo miglioramento, è possibile trasformare in modo efficiente i dati in un file CSV, semplificando i processi di lavoro e consentendo una facile manipolazione dei dati.

 

Visualizza i tag aggiunti nella Policy Management

 

 

7.2 Visualizzazione di tutti i tag disponibili durante l'aggiunta a documenti o paragrafi

Questa nuova funzione consente di visualizzare facilmente tutti i tag disponibili quando li si aggiunge a un documento o a un paragrafo.

Niente più congetture o necessità di digitare i possibili tag: ora è possibile scoprire in anticipo tutte le opzioni di tag.

Aggiungere o eliminare tag da documenti e paragrafi

7.3 ❇️ Miglioramenti

7.3.1 🔥 Tagging: Gestione dei tag nella versione rilasciata del documento
🔥 Cambiamenti nell'attuale modo di lavorare 🔥 È ora possibile aggiornare i tag del documento e del paragrafo in qualsiasi fase del documento. Non è più necessario tornare alle fasi iniziali solo per gestire i tag; è possibile farlo direttamente nella fase di rilascio!

8. Attestazioni ☑️

Portal

Ora è sufficiente un clic per avere tutti i dettagli dell'attestazione nel palmo della mano, ordinatamente organizzati in un unico file CSV. Questo migliorerà le vostre capacità di analisi, di decisione e di reporting sulla conformità.

8.1 Esportazione di tutte o di singole attestazioni per ogni versione di documento

È ora possibile esportare rapporti di attestazione dettagliati in formato CSV per tutte o singole attestazioni del documento. I rapporti includono i dettagli dell'attestazione del documento e le informazioni sugli utenti, compreso il loro stato di attestazione.

I report comprendono le informazioni sul documento, i dati dell'attestazione e i dettagli dell'utente.

Inoltre, è possibile visualizzare le ultime modifiche apportate all'attestato, come la data di modifica dell'attestato e l'autore delle modifiche. Tutte queste funzioni sono progettate per soddisfare le vostre esigenze di reporting e farvi risparmiare tempo prezioso per prendere decisioni importanti.

Gestire gli attestati

8.2 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo

1. Nuovo pulsante freccia per tornare all'elenco di tutti gli attestati del documento.
2. Utilizzare gli elementi standard dell'interfaccia utente per i campi di input nel modulo Attestato.
3. Modifica del nome del pulsante: “Aggiungi una scadenza” in ‘Aggiungi attestazione’.
4. Cambiare il nome della barra laterale Attestati:
   
   1. quando si aggiunge un nuovo documento: “Aggiungi attestato”.
   2. quando si aggiorna: “Aggiorna attestato”.
   3. se l'attestato è stato superato: “Attestato”

9 Automazione⚡

Più opzioni per personalizzare i destinatari delle e-mail nelle regole di automazione

9.1 Utilizzo di valori intelligenti nel campo Destinatari per l'azione Invia email

È ora possibile utilizzare valori intelligenti nel campo Destinatari quando si configura l'azione Invia e-mail. In questo modo è più facile inviare e-mail mirate con istruzioni, promemoria e altre notifiche importanti agli utenti che devono agire in fasi specifiche.

Destinatari di approvazione: Inviate automaticamente le e-mail agli approvatori in base al loro stato nella fase specifica in cui sono coinvolti.

Destinatari dinamici: Selezionate i destinatari utilizzando i valori dei metadati dell'User picker del documento.

Configurare le automazioni

9.2 ❇️ Miglioramenti

9.2.1 Includi data e ora localizzate nelle e-mail di automazione
Per migliorare la chiarezza e l'usabilità delle nostre e-mail automatiche, ora vedrete la data e l'ora localizzate nella vostra regione specifica. Abbiamo anche aggiunto un timbro del fuso orario. Questo assicura che tutte le informazioni relative all'ora siano chiare e precise, indipendentemente dalla vostra posizione.

‼️ Si noti che questo riguarda solo i metadati del sistema che includono informazioni sull'ora come la data di pubblicazione, la data di modifica, ecc.

9.2.2 Valore smart unificato per la versione del documento

È ora possibile utilizzare un unico valore smart, @document_version, per le versioni dei documenti nei messaggi automatici. Questo aggiornamento elimina la confusione di avere sia @document_version che @Version, semplificando la gestione dei riferimenti ai documenti.

9.3 💢 Panoramica delle modifiche all'interfaccia utente e al testo

9.3.1. ‼️ Abbiamo modificato i nomi dei metadati dei segnaposto in [Nessun dato] nelle e-mail quando si verifica uno dei seguenti scenari:

1. C'è un valore vuoto.
2. Il campo ha l'entità Documento rimossa.
3. Il campo è stato eliminato dal sistema.

_________________________________________________________________________________

🐞 Correzioni di bug e miglioramenti

❇️ Miglioramenti

Policy Management

• Centro notifiche: La scheda “Utenti e gruppi” è stata rinominata in Autorizzazioni di massa per indicare quale operazione di massa è stata applicata.
• Centro notifiche: Visualizzazione di una chiara spiegazione dell'errore quando si eliminano gli utenti
  
  Nel tentativo di rendere la Gestione criteri più semplice e informata, abbiamo rilasciato una nuova funzione che fornisce spiegazioni chiare sugli errori quando si cerca di eliminare gli utenti.
  Ora, quando si tenta di eliminare utenti che fanno parte di un gruppo o che sono assegnati automaticamente a vari template o documenti, si riceve un messaggio di errore dettagliato.
  
  Questa funzione è stata progettata per migliorare la comprensione e il controllo dei processi di gestione degli utenti.
  
  Sono stati aggiunti degli errori per questi casi:
  
  • Quando un utente tenta di eliminare utenti che fanno parte del gruppo
  • Quando un utente cerca di eliminare gli utenti aggiunti automaticamente ai documenti Template, Modifica o Originale (anche se l'utente è stato aggiunto come parte di un gruppo).

Sul portale

• [Repositorio Documentale]

Abbiamo aggiornato l'ora “Ultima visualizzazione” per tenere conto del fuso orario.

In precedenza, l'ora dell'ultima visualizzazione non teneva conto del luogo in cui ci si trovava nel mondo, il che significava che si vedevano tempi imprecisi come “Visualizzato un'ora fa”.

Ora invece, ovunque ci si trovi, l'ora visualizzata avrà perfettamente senso, fornendo un punto di riferimento più affidabile e preciso.

🐞 Bug importanti che sono stati risolti

Per i dettagli su ogni correzione elencata di seguito, visitate questa pagina di dettagli.

Policy Management

• È stato risolto un problema per cui la scadenza della fase NMC non si estendeva a 7 giorni dalla data di trasferimento.
• Questa correzione avrà un impatto solo sulle nuove transizioni NMC e non riguarderà i documenti attuali che si trovano nella fase NMC.
• È stato risolto un problema per cui il sistema occasionalmente non riusciva a caricare le immagini in un documento.
• È stato risolto un problema per cui quando un template aveva diverse fasi nella versione di bozza, era impossibile creare una modifica di un documento derivato da quel template.
• È stato risolto un problema a causa del quale i valori dei metadati di testo visualizzavano il codice HTML nei rapporti.
• Corretto un problema per cui le automazioni dei template non si applicavano ai documenti allegati dopo la creazione.
• Corretto un problema per cui gli stili di testo non venivano applicati alla pagina del titolo.
• È stato risolto un problema per cui la ricerca dei tag di paragrafo non riusciva se non c'erano tag di paragrafo nella piattaforma.

Policy Portal

• È stato risolto un problema per cui l'ora dell'ultima visualizzazione su Policy Portal non teneva conto del fuso orario dell'utente.

Integrazioni

• Corretto un problema per cui l'applicazione Onecert duplicava il suffisso dei file MRK.